Przygotowujesz imprezę sportową? Sprawdź, jakie wymogi prawne musisz spełnić

Bieganie z roku na rok staje się coraz bardziej popularne. Widać to zarówno po ilości imprez, jak i liczbie biegaczy. Pomimo to, niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, jak wiele wysiłku trzeba włożyć w organizację imprezy biegowej. Niejednokrotnie, sami organizatorzy, skupiając się głównie na kwestiach technicznych i marketingowych, pomijają rzecz bardzo ważną – aspekt prawny. A to błąd. Na co powinien zwrócić uwagę organizator imprezy sportowej?

Podstawowe dokumenty

Głównym dokumentem, jaki powinien przygotować organizator imprezy sportowej jest regulamin. Będzie on określał prawa i obowiązki uczestników, jak również samego organizatora. Jest to swego rodzaju umowa, którą uczestnicy zawierają z organizatorem, poprzez jego akceptację.

Regulaminy często są tworzone „na szybko”, bądź „pożyczane od innych” (i adaptowane na własne potrzeby). Nie jest to do końca dobry pomysł (pomijając kwestię praw autorskich), regulamin powinien być mocno przemyślany.

Zmiana trasy

Warto zastanowić się nad potencjalnymi problemami lub sytuacjami, które mogą powstać przed biegiem lub w jego trakcie. Warto już w tym dokumencie rozstrzygnąć pewne kwestie w taki sposób, aby nie było później wątpliwości co wolno, a czego nie.

Dobrze jest też zabezpieczyć interesy organizatora (oczywiście w granicach prawnie dopuszczalnych) i dać organizatorowi pewną dozę elastyczności, chociażby umożliwić zmianę trasy. Nigdy nie wiadomo, co może się wydarzyć (co najlepiej pokazuje tegoroczna edycja Biegu Rzeźnika – organizator w ostatniej chwili zmuszony był do zmiany trasy. Organy administracyjne po 12 latach nie wyraziły zgody na organizację biegu na dotychczasowej trasie, bo doszły do wniosku, że „źli” biegacze zniszczą przyrodę).

Przy tworzeniu regulaminu musimy zastanowić się nad jedną rzeczą – czy w biegu będą brali udział konsumenci. W zdecydowanej większości, odpowiedź będzie twierdząca. To z kolei powoduje dosyć dużą „niedogodność” dla organizatora – regulamin musi być wolny od tzw. „klauzul niedozwolonych”. I chociaż czasem trudno jest się z tym pogodzić, niektórych postanowień w regulaminie po prostu nie powinniśmy zawierać, bo one i tak będą nieskuteczne. Uznane za klauzule niedozwolone może być np. przyznanie organizatorowi możliwości zmiany regulaminu w każdym czasie, bądź prawa do ostatecznej i wiążącej interpretacji jego postanowień.

fot. Flickr.com

Walka z administracją

Przygotowanie regulaminu to tylko wierzchołek góry lodowej. Prawdziwa zabawa zaczyna się, gdy organizator przystępuje do „rzeczywistej organizacji” biegu.

W zdecydowanej większości, imprezy biegowe (w szczególności te miejskie) odbywają się w oparciu o przepisy zawarte w… prawie o ruchu drogowym. Tak, tak, ustawa ta zawiera szczegółową regulację dotyczącą tego, jak powinna zostać zorganizowana taka impreza.

Przede wszystkim art. 65 ustawy wskazuje, że impreza może się odbyć pod warunkiem zapewnienia bezpieczeństwa porządku podczas jej trwania oraz po uzyskaniu zezwolenia na jej przeprowadzenie. Zezwolenie takie wydaje w drodze decyzji administracyjnej organ zarządzający ruchem na drodze. Wniosek musi być złożony co najmniej na 30 dni przed planowanym terminem imprezy. Co w nim powinno się znaleźć, określa art. 65b ustawy.

Przed przystąpieniem do złożenia wniosku, należy zastanowić się też nad inną kwestią – czy planowany bieg nie będzie czasem traktowany jako impreza masowa. To oczywiście zależy od kilku czynników, jednak w skrócie można wskazać jeden, podstawowy – planowana liczba uczestników. Jeśli będzie to mniej niż 1 000, to z dużą dozą prawdopodobieństwa można stwierdzić, że planowany bieg imprezą masową nie będzie.

A jeśli okaże się, że jednak bieg będzie spełniał warunki do uznania imprezy za masową? Wówczas organizatora czeka kolejna ścieżka administracyjna. Tym razem, postępowanie prowadzone będzie w oparciu o przepisy ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych. Oznacza to, że organizator będzie zobowiązany do spełnienia obowiązków nałożonych przez tę ustawę. Będzie również musiał złożyć wniosek o wydanie zezwolenia na organizację imprezy. Zezwolenie w tym wypadku będzie wydawał wójt (burmistrz lub prezydent miasta). Postępowanie w tym wypadku jest zdecydowanie bardziej sformalizowane, a sam wniosek jest o wiele bardziej skomplikowany.

fot. Flickr.com

Umowy ze sponsorami

Sponsorzy – bez nich organizacja biegu byłaby niemożliwa, a co najmniej znacznie utrudniona. To dzięki nim możemy cieszyć się z gadżetów, które znajdziemy w pakiecie startowym. Wpływają one na atrakcyjność imprezy, co przekłada się na liczbę uczestników. Ponadto, często dzięki sponsorom udaje się wypromować bieg, zrobić wśród niego „szum medialny”, wyróżnić spośród setek innych tego typu imprez.

Dla samych sponsorów jest to z kolei forma promocji – mogą umieścić swoje logo na koszulkach załączonych do pakietu startowego, ustawić swoje materiały reklamowe na trasie biegu. Poza tym, sponsorując bieg dana firma pokazuje, że ważne jest dla niej zdrowie i aktywność ruchowa (co w obliczu aktualnych trendów jest bardzo dobrze przyjmowane).

Jednak przyjrzyjmy się temu tematowi od zaplecza – sponsoring zawsze powinien być poprzedzony stosowną umową, najlepiej zawartą na piśmie. Przy umowach sponsorskich pamiętać trzeba o tym, aby dokładnie określić do czego zobowiązuje się sponsor i co otrzyma w zamian. Istotne też powinny być postanowienia dotyczące możliwości korzystania z oznaczeń sponsora – wszelkiego rodzaju logo, nazwy itp. Organizatorowi powinno zostać przyznane prawo do korzystania z nich w zakresie niezbędnym do realizacji umowy, tak aby nie naruszyć prawa autorskiego czy prawa własności przemysłowej.

Konkursy, nagrody

„Chcesz zwiększyć atrakcyjność swojego eventu? Przeprowadź konkurs z nagrodami!” Tego typu sugestie nie są pozbawione racji. Często przynoszą zamierzony efekt. Jednak organizacja tych konkursów musi być przeprowadzona prawidłowo.

Czasem potrzebne będzie przygotowanie do nich osobnego regulaminu. I rzecz najistotniejsza – konkursy nie mogą być grą losową. Oznacza to, że ich wynik nie może zależeć od przypadku (zgadza się – loterie zależą od przypadku i są grą losową). Organizacja tego typu „zabaw” wymaga uzyskania zgody odpowiednich organów podatkowych. W przeciwnym razie, organizator może narazić się nawet na sankcje karne za prowadzenie gier o charakterze losowym bez uzyskania stosownego zezwolenia.

Należy również przeanalizować kwestie podatkowe związane z wręczaniem nagród. Nikogo nie powinno dziwić, że w pewnych okolicznościach nagrody mogą zostać uznane za dochód laureata, co oznaczać będzie konieczność dokonania stosownych rozliczeń z urzędem skarbowym.

Jak widać, organizacja biegu nie jest prostą sprawą. Organizator powinien zadbać o wiele rzeczy, przeanalizować wiele przepisów i zastanowić się nad potencjalnymi ryzykami związanymi z imprezą. Jednak satysfakcja z widoku zmęczonych i zadowolonych biegaczy na mecie na pewno zrekompensuje wszelkie wysiłki związane z załatwianiem wszystkich formalności.

Autor: Maciej Godyń, Kancelaria Radców Prawnych Lubasz i Wspólnicy; specjalizacje LW Business i LW Compliance. 

Autor realizuje projekty dotyczące prawa Internetu, prawa spółek i prawa pracy. Przygotowuje regulaminy konkursów, w tym dla liderów branży spożywczej. Ma doświadczenie w opracowywaniu dokumentów dla usługodawców internetowych m.in. pracował przy stworzeniu regulaminu sklepu internetowego jednej z wiodących marek branży jubilerskiej.

Comments

comments