Jak znaleźć agencję public relations ?
Jak znaleźć odpowiednią agencję public relations ?
Wyłącznie kwestią czasu, jest uznanie, że organizacja potrzebuje wsparcia kompetentnego wsparcia w zakresie prowadzenie działań public relations.
Aby się za to zabrać, na samym początku są dwie drogi:
– powołanie takiej komórki w strukturach własnej firmy. Czyli znalezienie odpowiedniego personelu co jest oczywiście procesem długotrwałym i raczej kosztownym jeśli chce się tą lekcją odrobić profesjonalnie. Przygotowanie infrastruktury biurowej. Na koniec, dopisane do kosztów firmy, budżet nowej komórki
– wynajęcie konsultanta zewnętrznego lub agencję public relations która na co dzień zajmuje się takimi czynnościami, pracując na rzecz klientów różnych branż lub specjalizując się w działaniach na rzecz klientów z konkretnego rynku np. IT, deleloperskiego, finansowego, fmcg itd.
Na początku, piszemy, że konieczność podjęcia działań pr, to kwestia czasu. To wynika z faktu, że każda firma, działająca w domenie publicznej, prędzej czy później ma jakąś zamierzoną lub wymuszoną, interakcję z rynkiem medialnym, swoimi interesariuszami, czy też decydentami z kręgu administracji. Tak po prostu jest – królowa nauk czyli statystyka, mówi, że prędzej czy później coś się wydarzy. Wtedy zajdzie koniczność komunikowania się ze światem zewnętrznym lub wewnętrznym lub oboma tymi światami, naraz.
Zanim pójdziemy dalej – po pierwsze i najważniejsze ! Public relations to nie jest jakieś rocket science, dostępne wyłącznie u alchemików komunikacji. Działanie te, na ogół są opisane i często dostępne w podręcznikach lub internecie jako ogólnie odstępne procedury postępowania. Te oczywiście, czasami trzeba modyfikować aby odpowiadały „naszej sytuacji” albo, nie trzeba tego robić. Na dobrą sprawę, prowadzenie działań komunikacyjnych, można zakwalifikować jako jeden z bardzo wielu procesów biznesowych, jakie każdego dnia, obok innych, zachodzą w danej firmie.
Załóżmy, że podstawowa analiza, własnej sytuacji rynkowej, prowadzi do wniosku, że z różnych powodów, (najczęściej finansowej) lepiej zatrudnić agencję public relations, aniżeli samemu budować taki dział w ramach działu marketingu czy też obok niego.
Jak szukać odpowiedniego partnera ?
Zanim weźmiemy się za to, sami ze sobą, musimy odbyć rozmowę i ustalić – Do czego jest nam potrzebna taka agencja ? Czy do obsługi sytuacji kryzysowej (?), zaplanowania i wdrożenia komunikacji wewnętrznej (?), może ma to być komunikacja produktowa lub budowa i obsługa swoich kanałów w social mediach, a może do pomocy w kontaktach z mediami aby miały one w pełni profesjonalny wymiar ?
Gdy ta odpowiedź zostanie sformułowana, do dyspozycji mamy trzy sposoby aby znaleźć partnera. Jest to:
- klasyczne sprawdzenie rynku tego typu usług co przy wykorzystaniu internetu pozwoli nam dość szybko zorientować się w rozmiarze tego rynku usługowego, głównych graczach, obszarach ich specjalizacji, nagrodach branżowych ich historii, dokonaniach, ludziach, którzy tworzą daną agencję public relations.
- druga droga, idąca nieco na skróty, ale również mająca swoje „plusy dodatnie” to poszukanie kogoś do kogo mamy zaufanie, aby zarekomendował kogoś/daną firmę.
- wynajęcie niezależnego, doświadczonego doradcy, który pomoże przejść przez ten proces
Równolegle powinien powstawać brief agencyjny w którym znajdują się wszystkie niezbędne informacje dotyczące przyszłego zlecenia:
- informacja o firmie; strukturze, produktach, osobach zajmujących kluczowe stanowiska;
- informacja o rynku na jakim firma działa; udziałach w rynku, głównych konkurentach;
- doświadczenie lub jego brak w zakresie współpracy z agencją public relations;
- opis zadania/zadań jakie będzie miała do zrealizowania agencja – w tym powinien znaleźć się opis sytuacji wyjściowej;
W zależności do decyzji tenże brief wysyłamy do kilku agencji. Nie powinno być ich jednak więcej niż cztery lub pięć z prośbą o ustosunkowanie się do tego zapytania ofertowego.
Jeśli odpowiedź brzmi „tak” jesteśmy zainteresowani tym projektem, zapraszamy poszczególne agencje pr „do siebie”.
Dla czystości spraw i świętego spokoju, najlepiej organizować to tak, aby przedstawiciele agencji nie spotykali się w poczekalni klienta
W ramach tego spotkania chcemy dowiedzieć się:
- wielkość agencji (ilość pracowników i zestaw klientów – jeśli oczywiście agencja może podać ich nazwy)
- czas jaki dana firma/ludzie działają w branży public relations;
- sylwetki właścicieli/zarządzających;
- osiągnięcia, ale też warto zapytać o jakąś porażkę zawodową (?)
- doświadczenie w danej branży;
- podejmowane przez agencję działania CSR
- rekomendacje rynkowe;
- na koniec prosimy o przedstawienie strategii, filozofii i techniki przyszłych działań co tak naprawdę jest najważniejszą odpowiedzią na brief
Oczywiście w zależności od sytuacji – dobrego/złego poziomu ofert organizujemy dogrywkę gdzie np. zaprasza się dwie agencję, które wykazały się najlepszą ofertą lub od razu wybieramy „kogoś” którego myślenie pasuje do postawionego zadania. Warto aby tą prezentację prowadziła osoba/osoby, które w przyszłości będę ew. prowadziły ten projekt. W tym kontekście, warto się zorientować i pomyśleć o wzajemnej, wspólnej chemii pomiędzy ludźmi. Jeśli od początku widać, że jest zła – szkoda czasu na eksperymenty. Klient, powinien oczywiście zapytać o to ile czasu dziennie/tygodniowo, konsultant/zespół będzie przeznaczał na obsługę klienta.
Omawiane są również finansowe warunki współpracy. Oczywistym jest, że generalnie jedni chcą zapłacić jak najmniej, a inni chcą zarobić jak najwięcej. Moje osobiste doświadczenie w tej sprawie, gdy wiele lat temu pracowałem w pewnej korporacji międzynarodowej i wraz z kolegami zamawialiśmy różnorakie usługi marketingowe. Przed rozpoczęciem tego procesu, zawsze sprawdzaliśmy rynek agencyjny i obowiązujące na nim stawki. Byliśmy bardzo dobrze zorientowani na okoliczność rynku. Gdy agencja mówiła, że za swoją pracę, chcą wynagrodzenie na poziomie „X” dla nas było najważniejsze czy ta kwota mieści się „mniej więcej” w takim zakresie jakie zaproponowały nam inne firmy. Jeżeli było to +/- 15% od średniej rynkowej, nie dyskutowaliśmy – płaciliśmy tyle ile chcieli. Wychodziliśmy z podstawowego założenia, że jeśli agencja jest zadowolona ze swojego fee to będzie dobrze pracowała. Jak nie będzie to będzie źle pracowała. Wszystko co circa było większym % niż przez nas założony było dla nas mocno podejrzane; w szczególności niska cena. To może bowiem oznaczać, że agencja ma na pokładzie „tanich” ludzi, którzy nie gwarantują odpowiedniego poziomu kompetencji, a to oczywiście, prędzej czy później oznacza problemy.
Ponieważ czasami/często komunikacja dotyczy CEO lub/i zarządu firmy warto by najważniejsze osoby również brały udział w tym procesie, choćby na samym jego końcu.
Autor: Jerzy Ciszewski, CEO Hanami Communications
Comments
Loading ...