Najczęściej popełniane błędy w początkowych fazach prowadzenia biznesu

Przedsiębiorcy prowadząc działalność gospodarczą nie zawsze zdają sobie sprawę z tego, na jak wiele rzeczy powinni zwracać uwagę. Może okazać się, że jeden drobny błąd czy zaniechanie, doprowadzi do zrujnowania budowanego przez wiele lat biznesu. Poniżej przedstawione są przykłady błędów, których powinien wystrzegać się każdy przedsiębiorca.

1. Sprawy wewnętrzne w spółce 

a. błędy w powołaniu zarządu 

Jednym z częstych błędów jest brak właściwego powołania organów spółek handlowych, a przede wszystkim zarządu. Wynika to m.in. z faktu, że Kodeks spółek handlowych pozostawia dużą dozę swobody w kształtowaniu tego, jak długo ma trwać kadencja organów. Dlatego też tak ważne są postanowienia umowy spółki. Może ona bowiem wskazywać, jak długo trwa kadencja i, by uniknąć problemów, o ewentualnym upływie kadencji należy bezwzględnie pamiętać.

Brak właściwego powołania zarządu może doprowadzić do tego, że spółka pozbawiona będzie możliwości prawidłowego funkcjonowania. Brak będzie bowiem organu uprawnionego do jej reprezentacji. Co więcej, wszystkie czynności dokonane przez osoby nieuprawnione, w tym także zawarte kontrakty, mogą zostać uznane za nieważne. W ostateczności, sąd może wyznaczyć dla spółki kuratora, w celu powołania nowego zarządu. W konsekwencji, spółka może utracić najważniejsze kontrakty, a także stracić potencjalnych klientów.

b. błędy w zwoływaniu zgromadzeń wspólników 

Kolejnym często spotykanym błędem są nieprawidłowości w zwoływaniu zgromadzeń wspólników. W tym zakresie, podobnie jak w przypadku powoływania zarządu, kluczowe znaczenie mają postanowienia umowy spółki. Może ona przewidywać szczegółowe regulacje związane z trybem zwoływania i przeprowadzania zgromadzeń, takie np. jak miejsce jego przeprowadzenia. Bezwzględnie uwzględniać też należy podstawową regulację Kodeksu spółek handlowych – przykładowo w przypadku spółek z kapitałem zagranicznym, zdarza się, że dla wygody wspólników zgromadzenie odbywa się poza granicami Polski, co należy uznać w kontekście art. 234 § 1 Kodeksu spółek handlowych za niedopuszczalne.

Konsekwencje nieprawidłowego zgromadzenia wspólników również mogą być dotkliwe. W przypadku corocznych zwyczajnych zgromadzeń, nieprawidłowości mogą doprowadzić do tego, że sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności spółki nie zostanie prawidłowo zatwierdzone. Co więcej, jeśli na zgromadzeniu ma być wybierany zarząd spółki, nieprawidłowości w zwołaniu zgromadzenia przełożą się na niewłaściwe powołanie zarządu. Może także dojść do sytuacji, w której nieprawidłowości w zwołaniu zgromadzenia wspólników doprowadzą do nieważności dużego kontraktu – umowa spółki lub ustawa może bowiem uzależniać zawarcie takiego kontraktu od wyrażenia zgody przez zgromadzenie wspólników. Nie będzie można mówić o wyrażeniu takiej zgody, gdy zgromadzenie nie będzie prawidłowo zwołane.

2. Brak właściwej analizy zawieranych umów

a. Brak analizy poszczególnych postanowień

Przedsiębiorcy zawierając umowy gospodarcze niejednokrotnie pomijają jedną z najważniejszych kwestii – szczegółową analizę postanowień umowy. Rzecz jasna, analiza powinna rozpocząć się od ekonomicznego oszacowania ryzyka i ustalenia jak najdogodniejszych warunków finansowych (w tym form wynagradzania – ryczałt, prowizja, rozliczenie godzinowe itp.). Ważny jest również kształt samej umowy, a przede wszystkim poszczególne jej postanowienia. Najważniejsze jednak jest prawidłowe ustalenie jej przedmiotu – w szczególności, gdy umowa ma polegać na wykonaniu pewnego dzieła. Umowa może również przewidywać szczególne obostrzenia, kary umowne, obowiązki związane z zachowaniem poufności. Zbadać należy zarówno ekonomiczne aspekty związane z konkurencyjnością w danej dziedzinie gospodarki, jak również regulacje prawne, które są z nią związane.

Niejednokrotnie może się bowiem okazać, że szczególne przepisy prowadzą do znacznego wzrostu ryzyka przeprowadzenia danej transakcji, wprowadzając wygórowane wymagania lub obostrzenia, nakładając na przedsiębiorców wiele obowiązków, czy też w specyficzny sposób kształtując odpowiedzialność.

W przypadku podjęcia nieprzemyślanej decyzji o zawarciu niekorzystnej umowy, może się okazać, że pozornie intratny kontrakt przyniesie więcej problemów niż rzeczywistych korzyści.

b. OWU/SIWZ – ważne załączniki do umowy

Przedsiębiorcy coraz częściej posługują się wzorcami umownymi – tzw. Ogólnymi Warunkami Umów (OWU). Stanowią one najczęściej załącznik do umowy. W takich wypadkach, sama umowa z reguły jest dosyć uboga z uwagi na fakt, że większość obowiązków i praw stron reguluje OWU. Wtedy jednak, zainteresowana strona powinna dokonać dokładnej analizy postanowień OWU, które będą mieć wobec niej zastosowanie po zawarciu umowy. Warto pamiętać, że postanowienia OWU mogą zostać, zgodnie z wolą stroną, wyłączone lub zmienione w drodze negocjacji przed zawarciem umowy. Pamiętać też trzeba, że coraz częściej przedsiębiorcy posługują się dwoma (lub więcej) wersjami językowymi OWU. W takim przypadku analiza postanowień OWU powinna dotyczyć wszystkich wersji językowych i co najważniejsze – trzeba ustalić, która wersja jest obowiązująca w przypadku różnic.

W przypadku umów zawieranych w ramach zamówień publicznych bardzo istotnym dokumentem jest tzw. SIWZ, czyli Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia, która często jest załączona przez wykonawcę do umów z podwykonawcami, a także przez podwykonawców do umów z dalszymi podwykonawcami. Każdy podmiot wykonujący poszczególne etapy zamówienia publicznego powinien dokładnie zapoznać się z treścią tego załącznika, gdyż może on w sposób zasadniczy rzutować na jego prawa i obowiązki w konkretnym stanie faktycznym. Przy okazji warto wskazać, że podwykonawcy często również pomijają kwestię zgłoszenia podwykonawstwa inwestorowi przez wykonawcę generalnego. Jest ona jednak niezmiernie istotna. Rozwiązanie takie zabezpiecza dodatkowo uzyskanie wynagrodzenia, nawet w przypadku braku wypłacalności wykonawcy generalnego. Wówczas, zgodnie z przepisami prawa zamówień publicznych, możliwe jest w określonych okolicznościach dochodzenie przez podwykonawcę należności bezpośrednio od inwestora.

Brak zgłoszenia podwykonawcy inwestorowi może doprowadzić do tego, że pomimo wykonania prac w ramach zadania publicznego, podwykonawca nie uzyska wynagrodzenia określonego w umowie (np. w wyniku upadłości generalnego wykonawcy).

Autor: Wojciech Szlawski, radca prawny, Kancelaria Radców Prawnych Lubasz i Wspólnicy

Comments

comments