Praca "od kuchni" w Wielkiej Orkiestrze Świątecznej Pomocy

Piątek, 13 stycznia. Już w ten weekend Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy zagra po raz 25! Z tej okazji przypominamy Państwu wywiad z rzecznikiem prasowym WOŚP – Krzysztofem Dobiesem. Jak wygląda codzienna praca nad przygotowaniem Fundacji? Jak WOŚP radzi sobie z hejteremi? Zapraszamy do lektury! 

*************************************************************************************************************

Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy działa już prawie od ćwierczwiecza. Rok 2017 będzie dla Fundacji wyjątkowy – jubileuszowy, 25. Finał, po raz pierwszy nie będzie transmitowany w TVP. Jakie plany mają organizatorzy na te wyjątkową edycję? Jak na co dzień działa komunikacja w Fundacji? Jak radzi sobie z hejtem? O tym rozmawiam z Krzysztofem Dobiesem, rzecznikiem prasowym WOŚP. 

Krzysztof Dobies/ fot. Facebook

Justyna Dąbrowska: Przed nami jubileuszowy, 25. Finał Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy. Planujecie z tej okazji akcje specjalne? 

Krzysztof Dobies: W tym roku zmienia się całe otoczenie – przede wszystkim największy partner i gospodarz Finału – Telewizja Polska, która była z nami przez 24 lata. Pod tym względem zmian będzie bardzo dużo. Przenosimy się ze studia telewizyjnego ze sztabem głównym do nowego miejsca, które wybudujemy w centrum Warszawy – przed PKiN. Powstanie tam polowe studio telewizyjne i sztab główny całej akcji, skąd koordynowana będzie ogólnopolska zbiórka. Corocznie tworzy się 1600 sztabów,  na tegoroczną edycję ciągle trwa rejestracja. Na dziś [piątek, 4.11- przyp. JD] mamy zarejestrowanych ponad 800. W zbiórkę angażuje się co roku 120 tysięcy wolontariuszy. Koordynacja ich pracy z nowego miejsca będzie dla nas dużym przedsięwzięciem logistycznym, organizacyjnym i komunikacyjnym. Musimy zbudować kontakty z ludźmi po stronie stacji TVN, na nowo zorganizować elektronikę, łączność itp. 

Sam schemat, duch Finału Orkiestry będzie taki jak zawsze – mechanizm został wypracowany 25 lat temu. Wszystkie elementy, które działały przez lata obok zbiórki: aukcje, relacja na żywo, strona internetowa – pozostają w niezmienionej formie. 

Zresztą robimy wszystko, by organizacja sztabu w nowym miejscu była dla nas zmianą na lepsze – przez ostatnie lata mogliśmy przecież popaść w rutynę. Teraz będzie okazja do zbudowania na nowo myślenia o Finale Orkiestry – poprawiania, wdrażania nowych pomysłów. Jesteśmy pełni motywacji do pracy, której w tym roku czeka nas dużo więcej. 

JD: Jak wygląda organizacja i koordynacja pracy sztabów? Niełatwo zapewne jest zorganizować działanie tak wielu zespołów…

KD: Finał Orkiestry jest akcją oddolną. W całej Polsce sztaby organizują się samodzielnie. Logika działania wygląda następująco – na początku zbiera się ekipa ludzi, która ma za sobą jakąś instytucję z osobowością prawną – dom kultury, ośrodek sportowy, urząd miasta. Następnie, ekipa zgłasza się do nas, wypełnia i wysyła nam formularz –  wtedy sztab jest praktycznie założony. Po weryfikacji może zacząć działanie. Nabór wolontariuszy i organizację pracy sztaby koordynują na własną rękę. My przyznajemy tylko limit przyjęcia wolontariuszy – zależy on od miejsca zbiórki. 

fot. archiwum WOŚP

JD: Kiedy ruszają przygotowania do Finału WOŚP? Jest tak, że macie po styczniowym Finale kilka tygodni wolnego, gdzie nic się nie dzieje? 

KD: Przygotowania do każdego Finału rozpoczynają się dzień po tym, jak kończy się poprzedni. Myślenie o każdej edycji jest w naszych głowach przez cały rok. 

Fizyczny start – telefony, konsultacje, podpisywanie umów – zaczyna się zaraz po wakacjach. Pierwszy etap to prace koncepcyjne – spotykamy się i rozmawiamy o tym, jak ma wyglądać kolejna edycja Orkiestry, jakie mamy wizje i plany. Gdy mamy już nakreślone ramy, zaczyna się praca z mejlem i telefonem, spotkania – i trwa to praktycznie do samego Finału. Działamy etapami – formalności, rejestracja sztabów, ankiety dla wolontariuszy… i tak dalej. Sam Finał zaś to dla nas dopiero połowa drogi – później liczymy zebrane środki, kupujemy sprzęt, przekazujemy go szpitalom. Dopiero wtedy możemy powiedzieć, że zamknęliśmy prace nad kolejną edycją Orkiestry. 

JD: Ile osób na stałe pracuje w WOŚP-ie? 

KD: W Fundacji pracuje na stałe około 50 osób. Jesteśmy podzieleni na działy – komunikacji i PR, pomocy medycznej, finansów, transportu i logistyki itd.  

JD: A samą komunikacją i PR-em zajmuje się…

KD: Siedem osób. Centrum informacyjne Orkiestry tworzy 5 osób. Są niezastąpieni, mam ich najbliżej siebie, zawsze mogę liczyć na ich profesjonalizm, ale i ogromne zaangażowanie. Pracujemy w jednym teamie nad dwoma kierunkami komunikacji – bezpośrednią, prowadzoną głównie przez internet oraz pośrednią, z mediami tradycyjnymi. Duży nacisk kładziemy na to, by cała komunikacja była spójna – dlatego pracujemy w jednym pomieszczeniu, gdzie jesteśmy blisko, słuchamy siebie nawzajem, dużo rozmawiamy, szybko konsultujemy ważne sprawy – taki tryb pracy bardzo sobie cenimy. Oprócz tego Jurek prowadzi swoją własną aktywność komunikacyjną – ma konto na Facebooku, vloga oraz serwis video„Kręcioła.tv”. Wspierają go w tym na co dzień dwie dziewczyny – one uzupełniają nasz zespół. 

Jako organizacja, WOŚP przykłada dużą wagę do komunikacji – w razie potrzeb, każda z komórek Fundacji się w nią angażuje. Przykład – podczas próby bicia rekordu Guinnessa w jednoczesnej resuscytacji krążeniowo-oddechowej, w komunikację byli zaangażowani nasi pracownicy z działu  prowadzącego Program „Ratujemy i Uczymy Ratować”, od których dostawaliśmy informacje na temat akcji.

Jurek Owsiak i wolontariusze WOŚP/ fot. archiwum WOŚP

JD: Czy w okresie “około finałowym” zatrudniacie jakieś dodatkowe osoby? 

KD: Oczywiście, potrzebujemy wsparcia ludzi, którzy chcą nam pomóc. Przez lata wypracowaliśmy taką formułę tzw. “płatnego wolontariatu” – przychodzi do nas ekipa ludzi, tzw. “krasnali”, którzy za symboliczne wynagrodzenie pracują z nami w różnych działach. Najwięcej z nich jest zaangażowanych w obsługę sztabów i zbiórki. Dodatkowa osoba pomaga nam przy komunikacji, czy w dziale medycznym. Ci wolontariusze są z nami do lutego, marca. 

Podczas samych wydarzeń – Przystanku Woodstock czy Finału Orkiestry – także korzystamy ze wsparcia wolontariuszy, którzy pomagają nam tak naprawdę już całkowicie społecznie. Nasz zespół komunikacyjny podczas wymienionych wydarzeń liczy około 40 osób. 

Warto dodać, że nie są to osoby przypadkowe – działamy jako jeden zespół, inwestujemy w nich, szkolimy. Rotacja jest niewielka – staramy się utrzymywać jednolitą grupę, aby korzystać z ich wiedzy i doświadczenia. 

JD: Czy prowadzicie jako Orkiestra szkolenia z komunikacji dla wszystkich pracowników Fundacji?

KD: W Orkiestrze poziom świadomości komunikacyjnej jest ogromny. Dużo rozmawiamy w WOŚP-ie o komunikacji, na przykład na naszych wewnętrznych spotkaniach z szefami poszczególnych działów. Oczywiście, szkolimy się z nowości, jakie wchodzą na rynek – od początku działalności byliśmy otwarci na nowinki. Kiedy w Polsce media społecznościowe raczkowały, my już się w nie angażowaliśmy. Uczymy pracowników, jak bezpiecznie i bez szkody wizerunku Fundacji z nich korzystać. 

Zbudowaliśmy sobie w Fundacji kulturę pracy, w której między sobą komunikujemy się swobodnie i bez zbędnego dystansu – to bardzo ułatwia i pomaga w wielu momentach. Rozmawiamy ze sobą bezpośrednio, często emocjonalnie – dzięki czemu nie popełniamy jakichś większych błędów w komunikacji na zewnątrz. 

JD: Mocno działacie w social mediach – kilkadziesiąt fanpejdży na Facebooku, Twitter, YouTube… Jak to wszystko skoordynować? Czy macie wytyczne dotyczące komunikacji w social mediach? 

KD: Nie korzystamy z usług żadnej agencji, pomagają nam tylko wolontariusze. Mamy ekipę działającą zdalnie, są trochę jakby „w chmurze” internetowej, ale bardzo nam pomagają. Z naszego działu komunikacji internetem zajmują się dwie osoby. Dwie inne dziewczyny zajmują się internetową aktywnością Jurka i serwisem “Kręcioła.tv.” 

Kilkanaście lat temu podjęliśmy w Fundacji decyzję, że komunikację będziemy opierać na internecie – a wtedy on dopiero w Polsce raczkował. Wiedzieliśmy, że to będzie przyszłość i trzeba w to inwestować – co też konsekwentnie od lat czynimy. Zdarza się, że firmy przychodzą do nas i chcą przetestować jakieś nowe rozwiązanie czy aplikację. Często zgadzamy się na bycie “królikiem doświadczalnym”, bo dzięki temu jesteśmy na bieżąco z nowościami, a nawet wiemy o nich pierwsi. Korzystamy z dobrodziejstwa nowych pomysłów naszych partnerów – inwestycja w nowoczesność bardzo nam się opłaca – zwłaszcza, że Orkiestra czasem nie ma lekko, jeśli chodzi o świat zewnętrzny… Mamy słyszalne jednak grono aktywnych, nieprzychylnych nam ludzi, którzy cały czas próbują nam szkodzić. 

fot. archiwum WOŚP

JD: Można powiedzieć, że hejt na WOŚP stał się w przeciągu ostatnich kilku lat zinstytucjonalizowany…

KD: Stał się narzędziem. Hejt się wynajmuje, kupuje, organizuje, po to, by osiągać swoje cele – polityczne, ideologiczne czy wizerunkowe – wszystko jedno. Hejtowanie to znakomicie zorganizowana w Polsce branża – trochę podziemna, ukryta – ale efekty jej pracy są doskonale widoczne. Jeżeli jednak komunikację prowadzi się dobrze, otwarcie i ma się po swojej stronie prawdę, to każdą technikę hejtera da się zbić. My coś takiego robimy.

W przypadku WOŚP sprawdza się taktyka tzw “logiki konkretu”. Kiedy hejter oskarża nas przykładowo o marnowanie środków, pytamy – ile, gdzie, kto? Pokaż proszę dowody. Hejter przytłoczony listą do bólu konkretnych pytań, na które przecież nie odpowie, poddaje się. Wygrywa prawda, a po stronie prawdy jest Orkiestra. 

Na bieżąco monitorujemy Internet i kiedy widzimy nieprzychylny wpis, reagujemy – na pierwszy rzut oka często nie widać, czy dany wpis jest hejtem czy zwyczajnym pytaniem od kogoś, kto ma wątpliwości. Jeśli jednak widzimy kilkanaście podobnych komentarzy, które ewidentnie są zorganizowaną akcją, odpuszczamy – z takimi trollami nie warto dyskutować, bo i tak ich nie przekonamy, a zmarnujmy tylko czas. Jeśli wpisy są kierowane z fałszywych kont czy od osób, o których wiemy już, że są naszymi hejterami i nie mają innej niż chęć zaszkodzenia nam motywacji – nie reagujemy. Wiele czasu poświęcamy jednak na odpowiadanie na komentarze, mejle – ludzie mają prawo zastanawiać się i mieć wątpliwości. Jesteśmy transparentni i takim osobom zawsze odpowiadamy – proszę, tu są liczby, kwoty, dokumenty – zobacz. A jeśli dalej nam nie wierzy, mówimy – pójdź do najbliższego szpitala, zobacz sprzęt od Orkiestry, porozmawiaj z lekarzami. To zamyka dyskusję. 

JD: Jak układa się Wam współpraca z partnerami? W WOŚP angażuje się co roku kilkanaście marek z wielu branży. 

KD: Marki, oprócz naturalnych korzyści wizerunkowych, dostrzegają także korzyść społeczną ze współpracy z Orkiestrą. Tam też są ludzie, którzy cieszą się, że dzięki swojej pracy mogą zrobić coś dobrego dla całego społeczeństwa. Siła marki WOŚP, której ufają miliony Polaków, sprawia, że pracuje nam się bardzo dobrze. 

Jurek Owsiak spotkał się dziś z wolontariuszami grupy Centrum Prasowe w Ośrodku Szkoleniowym Szadowo – Młyn, działającej podczas Finału WOŚP oraz @Woodstockpoland. Przygotowanie do 25. Finału trwa. W internecie jest moc i my to wiemy. #wosp #wosp2017 #pokojowypatrol #szkolenie #przygotowania #wolontariat

A photo posted by Fundacja WOŚP (@fundacjawosp) on Oct 8, 2016 at 5:01am PDT

JD: Co jest najtrudniejsze w Waszej pracy? 

KD: Praca taka jak nasza trwa 24 godziny na dobę – na dobrą sprawę, nigdy z niej nie wychodzimy. Musimy radzić sobie z nieustannym hejtem, kryzysami – ale dzięki świetnemu przygotowaniu idzie nam całkiem dobrze. Mamy wypracowane schematy działania na wypadek różnych zagrożeń, które mogą odbić się negatywnie na wizerunku Orkiestry. Jestem dumny z zespołu, pracowników i wolontariuszy, jaki udało nam się przez te 25 lat zbudować. Często słyszymy ze strony przedstawicieli marek, z jakimi pracujemy “Robicie to zawodowo, chcemy być tacy jak Wy”. A już największym komplementem jest usłyszeć od szefa komunikacji dużej marki: “To my tu siedzimy, wydajemy duże pieniądze na agencje, a Wy to robicie lepiej niż oni” (śmiech). A my działamy przy pomocy wolontariuszy, którzy nie są żadną agencją, ale są oddani idei Orkiestry. Na co dzień robią różne rzeczy, dla nas pracują kilkanaście godzin w miesiącu: wkładają w to 100% swoich sił, umiejętności i przede wszystkim – serca. Orkiestra to nasze wspólne dzieło. 

Comments

comments