Wirtualne media relations,  czyli jak efektywnie komunikować się z mediami w czasach epidemii ?

Wirtualne media relations, czyli jak efektywnie komunikować się z mediami w czasach epidemii 

• Dziennikarze mają obecnie więcej pracy niż przed wybuchem epidemii
• Najlepszą formą kontaktu pozostaje mail
• Media potrzebują informacji niedotyczących koronawirusa

 Epidemia wywołana rozprzestrzeniającym się koronawirusem odcisnęła swoje piętno na wszystkich dziedzinach życia. Sprawiła, że dotychczasowe relacje międzyludzkie uległy diametralnej zmianie, a niektóre wręcz zaczęły tworzyć się na nowo, głównie dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii.

Od kilku tygodni firmy, w tym media, pracują w zupełnie innym, niepraktykowanym wcześniej na tak szeroką skalę trybie. Większość redakcji pracuje wyłącznie zdalnie, a te, które muszą korzystać ze studia, jak tradycyjne telewizje czy telewizje internetowe, ograniczyły do minimum osoby w studiu, a wiele programów prezenterzy prowadzą bezpośrednio z domu za pośrednictwem różnych komunikatorów i narzędzi online.

Wiele się zmieniło, stąd potrzeba przeformułowania dotychczasowych relacji na linii firmy, organizacje a media. Jak zatem efektywnie komunikować się z dziennikarzami w dobie koronawirusa.

Firma doradztwa komunikacyjnego Lighthouse przeprowadziła badanie ankietowe wśród  przedstawicieli i mediów tradycyjnych, w tym TV, jak i online, które miało na celu pokazać w jaki sposób kontaktować się z mediami sprawnie, skutecznie i z pożytkiem dla obu stron.

Zgodnie z założeniami przyjętymi przed badaniem, ankieta wykazała, że obecnie dziennikarze reprezentujący każdy rodzaj mediów mają więcej pracy niż przed wybuchem epidemii, a tym samym częściej piszą teksty czy obsługują programy audio lub wideo. Są też bardziej otwarci na kontakt o nietypowych porach, które w normalnych warunkach można określić jako „po godzinach”.

 Kluczowe wnioski z badania:

1. Kontakt po godzinie 12.00

2/3 ankietowanych wskazało, że woli, by kontaktowano się z nimi w godzinach południowych i później, a jeśli rano, to nie wcześniej niż o 9.00. Jednocześnie w więcej niż połowie redakcji nastąpiły zmiany w planie dnia: przesunięto lub zwiększono liczbę kolegiów, a tym samym zmieniła się dostępność czasowa dziennikarzy.

2. Mail – najlepszą formą kontaktu

Chociaż obecnie coraz częściej komunikujemy się ze sobą za pomocą nowoczesnych narzędzi online, mail nadal jest najczęściej wybieraną opcją do kontaktu. Mając pilną sprawę także lepiej najpierw wysłać dziennikarzowi maila, tak by mógł się zaznajomić z tematem. Z komunikatorów 1/3 ankietowanych wskazała Messengera.

3. Praca „po godzinach”

Blisko połowa badanych dziennikarzy przyznała, że nie uzna za niestosowne, jeśli ktoś w pilnej sprawie napisze do nich SMS późnym wieczorem lub w weekend. Zaś 1/3 ankietowanych stwierdziła, że nie obrazi się na taki rodzaj kontaktu, ale pod warunkiem, że osoba pisząca wiadomość jest znana dziennikarzowi lub sprawa jest naprawdę poważna.

4. Wideo konferencje – tak, ale pod pewnymi warunkami

Mniej więcej połowa respondentów brała już udział w przynajmniej jednej zdalnej konferencji. Zdecydowana większość osób przyznaje, że w obecnej sytuacji jest to dobra alternatywa dla rozmów telefonicznych. Mimo że doceniają możliwość bezpośredniego – choć wirtualnego – kontaktu z rozmówcą, wskazują na problemy, które zakłócają ten rodzaj komunikowania się. Są to przede wszystkim kłopoty techniczne i chaos takich spotkań, gdy bierze w nich udział wiele osób. Ankietowani zwracali uwagę na konieczność obecności moderatora, a także wskazywali błędy rozmówców wynikające z braku przeszkolenia do wystąpień (brak płynności w mówieniu, gubienie wątku, brak charyzmy).

5. Nowa rzeczywistość = więcej pracy

Wszyscy ankietowani zgodnie przyznali, że od czasu wybuchu epidemii mają więcej pracy i to niezależnie od tego, jakie media reprezentują. 45 proc. ankietowanych pisze o 1/4 więcej tekstów niż wcześniej (lub pracuje przy nagraniach audio lub wideo), a 40 proc. nawet 2 razy więcej.

6. Łatwiej o komentarz

W związku z tym, że teraz wszyscy lub prawie wszyscy pracują w domach, także ci na najwyższych stanowiskach, mediom łatwiej jest uzyskać od osób reprezentujących firmę lub organizację komentarz czy wywiad. Dziennikarze przyznają, że obecnie jest większe otwarcie rynku na media, a firmy często zabiegają, by się w nich pojawiać. Wielu rozmówców szybciej też reaguje na prośbę o komentarz. W kwestii autoryzacji wiele się nie zmieniło – nadal jest wymagana, ale bywa, że jest szybciej egzekwowana.

7. Informacja prasowa? Tak, poproszę

Czy wysyłanie informacji prasowych w obecnej sytuacji ma jakiś sens? Czy jest szansa, że zostaną one opublikowanie. Okazuje się, że tak. Respondenci zgodnie uznali, że chcą wiedzieć co dzieje w firmach czy organizacjach, poza tym sami często nie mają czasu na przygotowywanie profilowanych materiałów i takie informacje pomagają im w tworzeniu publikacji.

8. Ani słowa o koronawirusie? Jak najbardziej!

Choć wydawałoby się, że dzisiaj jedynym tematem, który będzie pojawiał się w mediach, jest odmieniany przez wszystkie przypadki „koronawirus” – nic bardziej mylnego. Wszyscy dziennikarze stwierdzili, że ludzie coraz chętniej chcą czytać, słuchać i oglądać materiały niedotyczące epidemii. Komunikacja wychodząca od biznesu, która nie odnosi się bezpośrednio do obecnej sytuacji, ma zatem jak najbardziej szansę przebić się w mediach.

„Z przeprowadzonej przez nas ankiety jasno wynika, że mamy już przesyt informacji dotyczących tylko i wyłącznie koronawirusa i jego konsekwencji. Media chcą publikować treści – bo taka też jest potrzeba ich odbiorców – w których epidemia nie będzie przewijała się w co drugim zdaniu. I choć nadal tematem numer 1 w mediach pozostaje COVID-19, to dziennikarze coraz częściej szukają też innych informacji – mówi Jarosław Bańda, Managing Director w Lighthouse. – Praca zdalna znacząco zmieniła sposób pracy przedstawicieli mediów i ich podejście, a także sprawiła, że stali się oni bardziej otwarci na kontakty w zupełnie nowym trybie. Mimo tego dwie kwestie w kontekście media relations pozostały bez zmian. Licząc na dobrą współpracę i chcąc, by przyniosła ona dla nas efekty, wciąż najważniejsze są nasze bezpośrednie relacje z dziennikarzami i to, by dostarczać im interesujący i jakościowy kontent.”

Comments

comments