Przedsięwzięcie specjalne, potocznie - eventy

Organizowanie przedsięwzięć specjalnych, czyli tzw. „eventów”, jest specyficznym zajęciem. Należy lubić ryzyko, buzującą adrenalinę; biegających wokół Ciebie poddenerwowanych przedstawicieli Zleceniodawcy. Co najważniejsze, należy być przygotowanym, że coś centralnie się spieprzy i „wybuchnie” – często tak bywa, nawet jeśli uczestnicy przedsięwzięcia, specjalnego tego nie widzą …

Gdy pracowałem w „Ciszewski Public Relations”, wyprodukowałem bardzo dużo, różnych „eventów”; kilka z nich były z różnych względów, były trudne lub bardzo trudne. Kilka, to problematyczne produkcje.

Jedna z nich, która doprowadziła mnie na skraj apopleksji, zawału i wylewu miała miejsce w Krakowie.  Klientem był jeden z banków, który wprowadzał lokalnie, któryś ze swoich sztandarowych produktów. Przedsięwzięcie to miało być: wysmakowane, kulturalne, inteligentne, skomponowane z należytym rozmachem no i na koniec miało być jednym wielkim sukcesem.

Miejscem akcji był Wawel. Przedstawiciel mojego ówczesnego klienta „klepnął” scenariusz, w którym była prezentacja, występ artysty, tzw. poczęstunek na koniec, czyli szampan z truskawkami.

Owego dnia jako pierwsza miała się zjawić wielka ciężarówka, wioząca wyświetlacze LED do zbudowania ściany, na której miała być wyświetlana prezentacja.  Dość powiedzieć, że było to pierwsze w Polsce urządzenie tego typu, stacjonujące w Warszawie. Konieczne zatem było dokonanie transportu tych urządzeń. I powiedzmy sobie szczerze – wtedy wyświetlacz LED – jeden jego komponent był gabarytów jak biurowa szafa pancerna; wtedy nikomu się nie śniło, że mogą być płaskie telewizory, płaskie monitory i płaskie wszystko. Taki jeden element ważył swoje kilogramy.

Pierwszy strzał nastąpił rano. Panowie zadzwonili z trasy, że zepsuła im się ciężarówka, … ale, że wszystko będzie ok, bo wezwali już zastępczą; muszą tylko przepakować sprzęt z jednego auta do drugiego … i już szybciutko są w Krakowie. Trochę mnie to zmartwiło, trochę nie. Miałem już wyrobioną grubą skórę i pewną odporność na tego typu złe informacje.

Panowie dzwonią, że dojechali i są już na Wawelu, mają tylko jeden mały problem. Ta – zastępcza ciężarówka – okazała się być większa, aniżeli ta – która się zepsuła. Ni mniej, ni więcej, oznaczało to, że nie mieści się w bramie głównej prowadzącej na Wawel. Jest za wysoka i nawet spuszczenie powietrza z opon nic nie daje. Nie da rady wjechać. … w tym momencie mieliśmy już trzygodzinne opóźnienie do pierwotnego harmonogramu.

Z perspektywy czasu, już nie pamiętam, jak daleko było od bramy głównej do miejsca gdzie miała odbyć się ta piękna uroczystość; nie pamiętam, ile czasu zajęło Panom wyładowanie wszystkich elementów tej ściany wizyjnej, złączek, kabli i czego tam jeszcze. Przed oczami mam ich zziajany wzrok, spocone plecy i piersi, ciężkie dyszenia, które dobywało się z nich.

Panowie donieśli. Wszyscy, na czele z przedstawicielami klienta, odetchnęli. Rozpoczęto montaż, my zaczęliśmy, zwykłą w takich przypadkach krzątaninkę, mającą na celu dopieszczenie wszystkich detali. Modne było wtedy powiedzenie – „atencja do detali” – czyli patrzenie, czy wszystkie duperele leżą na swoim miejscu w odpowiednim kolorze i kształcie…

Zakończył się montaż ściany wizyjnej, które zbudowane były jako prostokąt; cztery elementy w poziomie, trzy w pionie. Panowie otarli z ulgą spocone czoła. Ich szef z uśmiechem podniósł rękę i włączył zasilanie. Trzask, prask … gdzieś wywaliło korki; zapadła cisza, ponieważ obok ćwiczący muzycy również stracili zasilanie. Przypomnijmy, że działo się to na jednym z wawelskich podwórców.

W sekundę wytworzyła się kolejna atmosfera – jesteśmy w dupie – ponieważ nie wiadomo było, gdzie są te korki i co je wywaliło. Znaczy, ktoś z Wawelskiego personelu wiedział, ale akurat w tym momencie go nie było. A do momentu rozpoczęcia przedsięwzięcia, imprezy zostało kilkadziesiąt minut i to te mniejsze kilkadziesiąt.  Krakowska śmietanka towarzyska, władze polityczne i gospodarcze, artyści i wolnomyśliciele tego miasto powoli się już gromadzili. Pogoda tego dnia była naprawdę piękna. Ciepło, słońce, rześkie powietrze …

Prąd został włączony z sukcesem. W jednej sekundzie próbna scena muzyczna ożyła. Pan od ściany LED powtórnie włączył ją do prądu; powtórka – jeb! wszystko zgasło. Jeden z pracowników owego banku, widząc co się dzieje zaproponował swojemu Prezesowi, obywatelowi innego kraju, aby udali się na krótki spacer i zobaczył kryptę ze szczątkami królów. Człowiek ten nie chciał, aby Prezes patrzył na tą jedną wielką tragedią i zapowiadającą się wywrotkę organizacyjną.

W jakiś magiczny sposób udało się włączyć powtórnie prąd na Wawel i co ważniejsze udało się włączyć ścianę wizyjną w taki sposób, aby nie powodowała kolejnego spięcia. Ceną za ten sukces było przepalenie się jednego ze środkowych modułów. Tak więc, mieliśmy próbę prezentacji opowiadającej o tym dzielnym i nowatorskim produkcie na oczach już zgromadzonych gości z ziejąca po środku ekranu czarną dziurą. Nie wyglądało to najlepiej.

W międzyczasie spóźniała się gdzieś miejscowa agencja modelek, od której wcześniej wynajęliśmy cztery piękne dziewczyny, aby te podczas ceremonii na scenie, wręczyły władzom grodu Kraków, pewien symboliczny wydruk wprowadzanego produktu. Dziewczyny, miały być ubrane w krótkie sukienki na ramiączkach. Swoją kolorystyką również nawiązując do owego produktu.

Zaproszeni goście w liczbie kilkuset osób zasiedli na widowni. Wszyscy odświętnie ubrani; Panie w kreacjach i odmalowane. Dyrektor, który robił prezentację o zaletach produktu, robił bardzo dobrą minę do złej gry, a raczej czarnej dziury, która szczerzyła do niego kły z tego wielkiego telewizora. Chyba tak naprawdę wszyscy (organizatorzy) modlili się, aby prąd znowu nie padł na pysk.

Dyrektor skończył swoją prezentację; ładnie się ukłonił i zaprosił na scenę Prezesa Banku oraz władze Małopolski. Dochodziliśmy do najważniejszego i obowiązkowego punktu programu. Polegał on na tym, że dwie piękne hostessy, ubrane we wzmiankowane sukienki, wręczają prezesowi Banku kopię tego czegoś, wydrukowaną na sztywnej piance o dużej wielkości. Powiedzmy metr dwadzieścia po długości i osiemdziesiąt centymetrów wysokości. Następnie prezes banku wręczał ten symbol włodarzom miasta i województwa, na symboliczny znak, że oto ten Bank, wkracza ze swoją ofertą do Krakowa i okolic. Uśmiecha się wtedy Prezes, uśmiechają dyrektorzy i menedżerowie, lokalne władze, piękne hostessy oraz zebrana publiczność, której w tym momencie powinny popłynąć łzy wzruszenia. Taki był ogólny plan.

Z jakieś 15 minut wcześniej pojawił się na „horyzoncie” Pan z agencji modelek, prowadzący zamiast – jak było wcześniej ustalone – czterech pięknych dziewczyn, które były przez nas wybrane, przyprowadził dwie „piękności inaczej”.

Bez większego namysłu, mówię do mojej współpracownicy „E”, dziewczynie o zjawiskowej urodzie, spełniającej wszelkie możliwe parametry by być modelką – Nie mamy wyjścia Wskakuj w te sukienkę.  Ty podasz kartę Prezesowi!… no dobra, ale gdzie „E” ma wskoczyć w tą sukienkę, jesteśmy przecież na dziedzińcu Zamku na Wawelu? Wskoczyła w krzaki rosnące na nieodległym trawniku; zrzuciła swoją sukienkę i w ułamku sekundy ubrała tę promocyjną. Kilka minut później z pięknym uśmiechem podawała replikę karty prezesowi, a ten jeszcze bardziej szczęśliwy wręczył ją stosownym Władzom.

Kolejnym punktem programu był występ sławnego barda Grzegorza Turnaua. Jego recital miał być poprzedzony występem pewnej krakowskiej szansonistki, która miał wykonać dwa trzy numery zanim sam mistrz Grzegorz wyjdzie na scenę. Krakowska szansonistka miała jednak swoje ambicje i honor. Nie zakończyła swojego występu po trzech kawałkach, nie zakończyła po sześciu; z zamkniętymi oczami śpiewała dalej.

Mistrz Turnau patrzył z zaskoczeniem i bezradnością na nią i na nas. My patrzyliśmy na nią i na niego …. Co robić by zlazła ze sceny i zrobiła miejsce dla tego artysty, która miał być główną gwiazdą – by to on śpiewał, a nie ona.

Krakowska artystka nadal zawodzi i nie ma żadne zamiary zejść ze sceny. Nie ma innego wyjścia. Idę na zaplecze sceny każę ekipie technicznej wyłączyć jej mikrofon. Wchodzę na scenę, dziękuje artystce łapiąc ją za łokieć i zapraszam zebranych na recital Grzegorza Turnaua. Ponieważ byliśmy już mocno opóźnieni, mistrz Turnau, zamiast siedmiu czy ośmiu swoich pieśni zredukował się do trzech.

Jest już wieczór. Szybko zapada zmrok. Ostatni punkt programu – jak na amerykańskim filmie –  to szampan i truskawki.  Na dziedzińcu i na scenie – zgodnie z rozpiską czasową – zapalają się wszystkie światła … i nagle jeb – wszystko zgasło, znowu wywaliło gdzieś korek. Kilkaset zaproszonych osób, wstało właśnie z krzeseł i bezradnie patrzy wokół. Wyprężeni kelnerzy, trzymający tace z poczęstunkiem, stoją w innym miejscu.

W programie mieliśmy zapalenie świec, stojących wzdłuż parkowej uliczki, które miały tworzyć miłą i romantyczną atmosferę. Na szczęście, były już zapalone. Zaproszeni goście uznali więc, że to tak powinno być. Z zadowoleniem przełykali szampana i skubali czerwone truskawki.

Na ogół jest tak, że gdy coś się na wali na evencie – osoba organizująca ma dwa problemy; ten pierwszy, czyli to coś co się zwaliło; ten drugi, czyli histerię, czasami krzyk osoby odpowiedzialnej ze strony klienta za przebieg wydarzenia. Stąd ci, którzy w taki sposób zarabiają na życie, muszą być wyjątkowo odporni psychicznie.

W tym przypadku ludzie z Banku, a było ich tam całkiem sporo, widząc nagromadzenie tych odstępstw od pierwotnego planu, na szczęście nie odzywali się do mnie i niczego mi nie radzili. Wierzyli, że jak zwykle dam radę, rozwiążę nierozwiązywalne, połączę koło z kwadratem i wszystko dobrze się skończy.

Po zakończeniu wszystkiego, gdy siedzieliśmy, na wspólnej kolacji, powiedzieli – martwiliśmy się i trzymaliśmy kciuki byś nie dostał zawału albo wylewu ….

To był mądry klient.

Jerzy Ciszewski, CEO Hanami Communications.

Comments

comments