Piotr Rutkowski z mBanku przez kilka dni był rzecznikiem prasowym MŚ w kolarstwie torowym

Wywiad z Piotrem Rutkowskim, z/ca rzecznika prasowego w mbanku, który na chwilę wcielił się w rolę, rzecznika prasowego Mistrzostw Świata w kolarstwie torowym, rozegranych w podwarszawskim Pruszkowie.

*****

Jerzy Ciszewski – 1/ Jak to się stało, że na kilka dni stał się Pan rzecznikiem prasowym zawodów kolarskich ?

Piotr Rutkowski – Niewielu jest w Polsce PR-owców, którzy odróżniają keirin od madisona, wiedzą co oznaczają trzy kolorowe linie na deskach kolarskiego toru i dlaczego sprinterzy jadą najwolniej jak to tylko możliwe. Ja wiedziałem. Kolarstwo jest moją pasją, a z toru w Pruszkowie korzystam jako amator trenując tu przez całą zimę. To małe środowisko i najzwyczajniej zostałem polecony organizatorom zawodów przez kolegę dziennikarza. Szybko znaleźliśmy wspólny język i uzgodniliśmy warunki współpracy. Wziąłem tydzień urlopu w banku i zabrałem się do pracy.

Nie da się ukryć, że kolarstwo torowe to sport niszowy (przynajmniej w Polsce) ale też warto zaznaczyć, że zostało uznane przez ministerstwo sportu jako dyscyplina o kluczowym znaczeniu. Z igrzysk olimpijskich kolarze ścigający się pod dachem mogą przywieźć aż 12 medali. Weźmy przykład Brytyjczyków, którzy potraktowali tę dyscyplinę strategicznie i kompleksowo. U siebie w Londynie zdobyli 7, a na kolejnych igrzyskach w Rio 6 złotych medali. W dodatku pokazali, że tor jest świetną kuźnią przyszłych talentów w kolarstwie szosowym. To na torze wychował się zwycięzca Tour de France – Bradley Wiggins czy posiadający w swoich palmares 30 wygranych etapów na tym wyścigu Mark Cavendish.

Poza tym wszystkim, tor to także świetny początek na „pierwszy raz” z kolarskim kibicowaniem. Z każdego miejsca trybun jak na dłoni widać przebieg rywalizacji. To nie kolarstwo szosowe, gdzie idzie się parę godzin po górach, żeby zobaczyć jak kolarze śmigają obok nas w mgnieniu oka. Mamy świetny obiekt w Pruszkowie i trzeba zrobić wszystko aby nie zmarnować zainwestowanych pieniędzy, czasu i pasji całej rzeszy zawodników, którzy z torem związali swoją karierę. Zdecydowałem się więc pomóc w organizacji mistrzostw świata. Pruszkowskie zawody były przecież najważniejszą imprezą w sportach olimpijskich rozgrywaną w tym roku w Polsce.

J.C. – 2/ Na czym polegały Pana obowiązki związane z obsługą zawodów w Pruszkowie?

P.R. – W mistrzostwach świata brało udział niemal 500 zawodników z 47 krajów. Na każdego zawodnika przypadała przynajmniej jedna osoba z kadry – trenerzy, mechanicy, kucharze itd. Akredytowało się ponad 150 dziennikarzy z całego świata. Do tego dochodzi ekipa techniczna zawodów i oczywiście kibice – kolejne 1500 osób. Od piątku do niedzieli sprzedaliśmy wszystkie bilety! To pokazuje skalę tego wydarzenia, którego oficjalna część trwała siedem dni. Ogarnięcie takiego przedsięwzięcia jest ogromnym wyzwaniem, a sama praca rzecznika wykracza poza tradycyjne postrzeganie naszej roli.

Trzeba wiedzieć, że tor jest teatrem, w którym nie tylko scena, ale też kulisy są obserwowane przez publiczność. Poza samymi deskami welodromu niemal całe życie mistrzostw toczy się na tzw. śródtorzu o powierzchni 3300 m2. Większą jego część zajmują boksy poszczególnych ekip, w których mechanicy szykują rowery, trenerzy analizują dane, a zawodnicy jedzą, odpoczywają, rozgrzewają się i przygotowują do startu. Tuż obok – wydzielona barierkami jest strefa medialna, w której pracują dziennikarze i fotografowie. Pomiędzy nimi jest tzw. mixed zone w której zawodnicy kończący swoje konkurencje udzielają wywiadów – osobne stanowiska dla relacjonujących zawody telewizji, osobne dla prasy… Każda z tych stref, każde biurko, ustawienie barierek, wymagania dotyczące przepustowości internetu czy liczby koszy na śmieci jest dokładnie opisana w 300 stronnicowym „organisation guide” przysyłanym przez Międzynarodową Unię Kolarską (UCI). Moim pierwszym zadaniem było więc przeczytanie i wdrożenie kilkudziesięciu stron zaleceń opisujących medialną stronę wydarzenia.

Jeszcze przed zawodami zacząłem od przygotowania przewodnika dla dziennikarzy i przeprowadzenia procesu akredytacji. Na miejscu czekało mnie przygotowanie strefy medialnej i przeszkolenie tzw. runnerów. Podczas zawodów torowych codziennie odbywa się nawet do kilkunastu kwalifikacji i startów. Przed każdym z nich sędziowie, których stanowisko znajduje się przy linii startu publikują i drukują listy startowe. Z kolei już w chwilę po tym, jak zawodnicy przejadą metę pojawiają się wyniki. Do tego tabele medalowe i inne komunikaty. To wszystko musi jak najszybciej trafić do strefy medialnej do tzw. pigeon holes, czyli przegródek z których korzystają dziennikarze piszący depesze i artykuły. Dobry runner, który biegał pomiędzy sędziami a mediami, okazał się na wagę złota.

Do moich zadań należało również koordynowanie dostępu dziennikarzy do samych zawodników i trenerów. Szczególnie oblegany był oczywiście boks gospodarzy. Trzeba było pilnować, aby kolarze przygotowujący się do startu mieli spokój i nie byli w tym momencie wypytywani przez reporterów, ale jednocześnie zapewnić dziennikarzom możliwość rozmowy z trenerami czy samymi zawodnikami już po ukończeniu rywalizacji. Moim priorytetem był spokój zawodników. Z takim podejściem szybko zdobyłem zaufanie ich, trenerów i psychologa kadry.

Praca przy mistrzostwach utwierdziła mnie też w przekonaniu, że nowoczesnego PR nie można oddzielić od social mediów. Prowadziliśmy konta na Facebooku, Twitterze i Instagramie. Organizatorzy uznali też, że PR-owcowi powinno podlegać również dwóch oficjalnych fotografów mistrzostw i osoba odpowiedzialna za pisanie podsumowań każdego dnia. PR-owiec na takiej imprezie ma co robić!

J.C. – 3/ Komunikacja finansowa i komunikacyjna obsługa sportu to dwa światy. Czy mógłby Pan opisać te różnice?

P.R. – Główna różnica to szybkość działania i wymagana szybkość reakcji. Konkurencje na torze rozgrywane są w błyskawicznym tempie, jedna po drugiej. W tym samym czasie jedna z drużyn bije rekord świata, Eurosport prosi o przyprowadzenie reprezentanta Polski do relacji na żywo a tuż za twoimi plecami słychać huk łamanych rowerów, bo właśnie była wielka kraksa.

Głównym narzędziem pracy nie jest ani mail ani telefon tylko bieganie z miejsca na miejsce i … krótkofalówka. Dzięki niej mogłem non stop słuchać co się dzieje na śródtorzu i okolicach, porozumiewać się nie tylko ze swoim zespołem ale także z organizatorami. Oczywiście takie narzędzie wymaga samodyscypliny. Przekazywać trzeba tylko informacje ważne, a komunikaty muszą być krótkie i jasne.

Sport – podobnie jak finanse – to także świetne miejsce do prowadzenia komunikacji za pomocą nowoczesnych narzędzi i daje ku temu mnóstwo możliwości. Trzeba tylko chcieć z nich korzystać. Poza relacjami czysto sportowymi staraliśmy się pokazać kolarstwo od kuchni. Wystarczył telefon z mikrofonem, żeby przeprowadzić szybką rozmowę z mechanikiem przygotowującym rower do startu albo masażystę i kucharza w jednej osobie zapytać dlaczego właśnie przygotowuje rozgotowany ryż z dżemem. Ale też porozmawiać z samymi zawodnikami, pokazać jakimi są ludźmi i jak skupiają się przed startem. Świetnie sprawdzały się do tego instastories i kolejny raz przekonałem się, że Instagram to obecnie najlepsze zasięgowo i pod względem zaangażowania medium społecznościowe. Oczywiście to wszystko wymagało wyczucia i zrozumienia pracy sportowców. Nie można wciskać się z telefonem do zawodniczki, która wciąż przeżywa nieudany start. Chyba poszło nam bardzo dobrze, bo dostaliśmy sporo pochwał za komunikację.

J.C. – 4/ Na ile emocje mające miejsce na arenie sportowej miały wpływ na Pańskie działania zawodowe?

P.R. – Zachowanie zimnej krwi w miejscu wypełnionym emocjami, gdzie jednocześnie ktoś wybucha płaczem a inna osoba radością i to wszystko przy wtórze głośnego dopingu nie jest łatwe. Szczególnie kiedy spełnia się jedno z twoich marzeń i zostajesz zaproszony do stanowiska komentatorskiego Eurosportu.

W pewnym momencie na torze padł rekord świata. Informacja o nim pojawiła się na telebimie – był o dwie sekundy lepszy od obecnego. To był niesamowity rezultat, jakby ktoś przebiegł 100 metrów w czasie poniżej 9 sekund. Zdziwieni byli wszyscy od dziennikarzy po kolarzy obecnych na miejscu. Oczywiście jak najszybciej chciałem o tym poinformować, bo takie wyniki natychmiast „idą w świat”. Na szczęście akurat w tym momencie rozmawiałem z jednym z trenerów naszej kadry. Złapał mnie za rękę sięgającą po krótkofalówkę: „to niemożliwe, gdzieś im uciekło 5 sekund. Wstrzymajcie się”. I rzeczywiście to był błąd aparatury pomiarowej. Nawet pracując w trybie publikowania informacji „live” trzeba umieć wstrzymać komunikację.

Najbardziej zapadł mi jednak w pamięć moment kiedy poszedłem porozmawiać z kolegami z Eurosportu i akurat stałem ramię w ramię obok Kristiny Vogel. To legenda kolarstwa. Jest jedenastokrotną mistrzynią świata i posiadaczką dwóch złotych medali olimpijskich. Tutaj w Pruszkowie powinna walczyć o obronę dwóch tytułów. Zamiast tego była na stanowisku komentatorskim. W czerwcu ubiegłego roku podczas treningu złamała kręgosłup i do Pruszkowa przyjechała na wózku, żeby komentować zmagania koleżanek, które odbierały jej tytuł. Stałem bezpośrednio obok niej kiedy na torze w madisonie kobiet zdarza się straszny wypadek. Bezpośrednio przed nami upadła zawodniczka z Nowej Zelandii. Leżała nieprzytomna na deskach. Podbiegli do niej ratownicy medyczni i założyli kołnierz ortopedyczny. Spojrzałem na Kristinę, która to wszystko obserwowała. To był ten moment, kiedy emocje wzięły górę i nie wytrzymałem. Musiałem wyjść na chwilę i ochłonąć. A już kilkadziesiąt minut później wybuch radości, także mojej. Nasz młody zawodnik Mateusz Rudyk brawurowo pokonał znacznie bardziej doświadczonego Rosjanina. Wygrywa nie tylko nogami ale też głową. Jest w półfinale. O krok od medalu. Zbiegłem więc na dół i zająłem się „chronieniem” go przed dziennikarzami. Miał mieć spokój. Dzień później zdobył medal.

J.C. – 5/ Co jest fajniejsze zawodowo: sport czy finanse?

P.R. – Są inne. Inna jest dynamika i inne są wymagania, którym komunikacja musi sprostać. To co łączy oba światy z punktu widzenia PR-owca to odpowiedzialność za słowo i uwaga, jaką musi poświęcić tzw. klientowi wewnętrznemu. Z pewnością jednak doświadczenie i najlepsze praktyki wyniesione z Pruszkowskiego welodromu będę się starał przenieść do pracy w banku. Tak, jak tam korzystałem z doświadczeń w świecie finansów. Pomysł z nagrywaniem telefonem rozmów pokazujących kulisy wydarzeń, wziąłem właśnie z rozmów z naszymi bankowymi ekonomistami, które publikujemy na Twitterze.

fot: Szymon Gruchalski

fot: Szymon Sikora

fot: Szymon Gruchalski

fot: Szymon Gruchalski

fot: Szymon Sikora

Comments

comments