Workplace by Facebook - jak się sprawdza w praktyce?

Workplace by Facebook zelektryzował branżę komunikacji wewnętrznej na całym świecie. To portal społecznościowy dla firm do usprawnienia komunikacji i współpracy między pracownikami. Czy nowy produkt Marka Zuckerberga ma szansę na powtórzenie sukcesu, jaki odniósł Facebook? Co oferuje Workplace, a gdzie wciąż ma braki?

Wersja beta Workplace by Facebook działała od 2015 r. pod nazwą Facebook at work i dostępna była tylko dla wybranych firm. Już wtedy wzbudziła zainteresowanie organizacji na całym świecie. Testowało ją około tysiąca podmiotów, wśród nich m.in. Danone, Heineken, Booking.com, Royal Bank of Scotland, Renault oraz firma z Polski – wrocławski Trans.eu. Po długich oczekiwaniach, w październiku 2016 r. Facebook po raz kolejny zelektryzował branżę i ogłosił, że serwis zmienia nazwę na Workplace by Facebook i od teraz dostępny jest odpłatnie dla wszystkich zainteresowanych organizacji.

Możliwości Workplace

Workplace by Facebook to przykład enterprise social network (ESN). To portal społecznościowy dla organizacji, który oferuje funkcjonalności często niedostępne w klasycznych wersjach intranetów. Jego główną zaletą jest możliwość prowadzenia bieżącej, natychmiastowej komunikacji. Workplace dla firm bardzo przypomina Facebooka, którego znamy z prywatnego użytku. To jednak dwie oddzielne platformy. Wersja dla firm jest dostępna tylko dla pracowników danej organizacji, którzy mają założone tam konta. Ważną kwestią w kontekście bezpieczeństwa informacji firmy jest brak możliwości przypadkowego udostępnienia treści z Workplace na prywatnym Facebooku.

Workplace by Facebook – ruszyło narzędzie dla firm, zapowiadane jako Facebook at Work

Ogromną zaletą tego ESN jest jego intuicyjność dla osób, które wcześniej aktywnie korzystały z Facebooka czy innych społecznościowych platform. Znajdziemy tu takie funkcjonalności jak: komentowanie, lubienie, udostępnianie, zakładanie grup czy czatowanie za pomocą Work Chat (odpowiednik Messengera). Sprawia to, że korzystanie z narzędzia jest proste i nie wymaga czasochłonnego wdrażania użytkowników.

Workplace dostępny jest także w wersji mobilnej, dzięki czemu newsy z delegacji, konferencji czy szkoleń od razu mogą trafić na firmowego walla. Posiadania łatwych w obsłudze funkcjonalności do bieżącej komunikacji pomiędzy pracownikami czy w grupie projektowej nie można temu narzędziu zarzucić. Nie jest jednak idealny.

Ograniczone pole działania

Na Workplace nie znajdziemy niestety dodatkowych funkcjonalności przydatnych przy pracy zespołowej, jak np. zarządzanie projektami czy zadaniami. Nie ma też możliwości integracji narzędzia z innymi systemami jak np. z Google Docs, obiegiem dokumentów czy rozwiązaniami do zarządzania HR. Być może z czasem to się zmieni.

Niedopracowana jest również możliwość dodawania dłuższych wpisów, co w przypadku komunikacji firmowej jest ważnym elementem – mówi Justyna Skorupska, Public Relations & Employer Branding Manager w Trans.eu, polskiej firmie dostarczającej informatycznych rozwiązań biznesowych dla branży transportowej, która miała możliwość testowania wersji beta platformy Facebook at work. – Istnieje możliwość dodania notatek ze zdjęciami jak na Facebooku. Funkcja ta nie jest jednak dostępna z poziomu grup – dodaje Justyna Skorupska. Nie ma tu też struktury firmy, a to pożądana funkcjonalność, którą wiele intranetów oferuje. Rozbudowany profil pracownika z kalendarzem, możliwością oznaczenia wyjazdu czy urlopu także byłyby pomocne.

Jak zdradzają przedstawiciele Trans.eu, Facebook zapowiedział integrację Workplace z Asaną, systemem do zarządzania projektami, jest więc szansa, że portfolio funkcjonalności będzie powiększało się.

Szanse na globalny sukces?

Biorąc pod uwagę popularność Facebooka wśród użytkowników prywatnych oraz firm, które za jego pośrednictwem komunikują się ze swoimi klientami, również Workplace ma szanse na globalny sukces. Nie jest jednak sam na rynku ESN-ów. Dostępne są inne narzędzia jak chociażby Yammer czy Slack.

Workplace nie jest darmowym rozwiązaniem. Można skorzystać z trzymiesięcznego, bezpłatnego okresu próbnego. Po tym czasie rozliczenie z Facebookiem następuje w zależności od liczby aktywnych użytkowników, w tym przypadku pracowników. Jeśli więc planujemy dużą ekspansję firmy – wzmożone zatrudnienie czy przejęcie nowych spółek – warto policzyć, ile korzystanie z takiego portalu społecznościowego będzie nas kosztowało miesięcznie. Być może lepszym rozwiązaniem będzie wdrożenie intranetu z rozbudowanymi funkcjami społecznościowymi i utrzymywanie go własnymi zasobami. Workplace udostępniany jest natomiast bezpłatnie organizacjom non-profit i instytucjom edukacyjnym.

Warto też przyjrzeć się temu, co mówią firmy, które korzystają z ESN-ów od dłuższego czasu. Jak pokazują badania, platformy te wnoszą wiele usprawnień do firmowej komunikacji wewnętrznej, jednak utrzymanie ich czy angażowanie użytkowników wcale nie jest takie proste. Nie można też w prosty sposób kalkulować, że skoro pracownicy aktywnie działają w prywatnych mediach społecznościowych, podsunięcie im takiego rozwiązania w firmie sprawi, że będą tak samo zachowywać się jak podczas prywatnej komunikacji w internecie. Natychmiastowy sukces polegający na usprawnieniu komunikacji w firmie po wdrożeniu intranetów społecznościowych nie jest oczywisty. Z pewnością jednak dają one szansę na przeniesienie firmowej komunikacji w czasy digital workplace.

Więcej informacji o Workplace by Facebook można znaleźć na stronie https://workplace.fb.com/, a wywiad z przedstawicielami firmy Trans.eu m.in. o tym, jakiego wsparcia można oczekiwać od Facebooka podczas wdrożenia Workplace i jak zakomunikować start nowego narzędzia w firmie dostępny jest na blogu Komunikacja wewnętrzna od kuchni – „Facebook Workplace w polskiej firmie – case study Trans.eu”.

AUTOR:

Maja Biernacka

Specjalizuje się w komunikacji wewnętrznej. Prowadzi firmę działającą w tym obszarze oraz bloga Komunikacja wewnętrzna od kuchni. Komunikacją – dziennikarstwem i PR – zajmuje się od 2002 r. W tym czasie z powodzeniem wspierała takie marki jak: Allegro, Carlsberg, Volkswagen, IKEA, Telewizja Polska, EURO 2012 w Poznaniu. Zanim związała się z public relations, przygotowywała programy telewizyjne dla TVP oraz TVN.

Comments

comments