Jak pracować z agencją publicrelations ?

Jerzy Ciszewski - 27.06.2018

Strona Główna / Edukacja / Dla zaawansowanych

135

Jak pracować z agencją publicrelations ?

Po pierwsze i najważniejsze należy pamiętać, że po drugiej stronie są ludzie, którzy podobnie jak przedstawiciel klienta również mają swoje uczucia, pragnienia, słabości, otoczenie rodzinne – czasami nawet dzieci. I przy projektowaniu kolejnych posunięć marketingowych, trzeba się zawsze zastanowić czy nie narusza się którejś z tych sfer.

Takie otwarte podejście powoduje, że w czasie ciężkiej, żmudnej pracy tworzą się partnerskie więzy, które charakteryzują się zaufaniem i szacunkiem. W takim środowisku dużo łatwiej jest rozwiązywać różne problemy, które oczywiście prędzej czy później się pojawią.

Należy pamiętać, że agencji public relations również zależy na sukcesie klienta. Wtedy ma ona szansę na poszerzenie wachlarza usług, co oznacza większe wpływy finansowe i stabilniejszą sytuację na rynku.

Nie jest prawdą, że agencje z definicji chcą oszukać klienta i nic nie robić. Owszem, zdarzają się takie, ale są one odstępstwem od reguły. „Łyżka dziegciu”, czyli myślący na skróty, są we wszystkich środowiskach – tak mówi statystyka.

Konieczna jest bieżąca komunikacja. Najlepiej mailowa, gdzie głównym adresatem jest osoba odpowiedzialna od strony klienta za dany projekt z kopiami do wszystkich zaangażowanych w proces ludzi.

Raczej należy unikać telefonicznych ustaleń, gdzie podejmowana jest jakaś decyzja; szczególnie finansowa czy też dotyczące linii strategii. Zawsze ktoś może coś zrozumieć opacznie, niedosłyszeć, zapomnieć.

Należy regularnie się spotykać i omawiać na bieżąco stan prac. Takie podejście porządkuje zarządzanie projektem. Jak często? To zależy od stanu komplikacji projektu. Jeśli jest to zarządzanie sytuacją kryzysową, to pewnie należy robić to codziennie; jeśli jest to prowadzenie projektu – wystarczy raz na tydzień, raz na dwa tygodnie. Nie rzadziej jednak niż raz na miesiąc.

Gdy rozpoczyna się pracę z agencją public relations, na samym początku należy tak szybko jak to możliwe podzielić się wewnętrzną wiedzą firmową dotyczącą danego produktu lub usługi jak to tylko możliwe. Należy pamiętać, że, owszem, agencja może znać otoczenie rynkowe i medialne produktu/usługi, ponieważ ma doświadczenie wyniesione z pracy na rzecz innych klientów. Może jednak nie do końca się orientować we wszystkich detalach, opisach i uwarunkowaniach dotyczących nowego zlecenia. Nawet jeśli na początku wydaje się to nieco męczące, a może również stratą czasu, koniecznie należy tak postąpić.

Oczywiście, cały czas należy agencję „sprawdzać”, „popychać do przodu”, rozliczać z efektów. Należy to jednak robić w sposób kulturalny i profesjonalny, wedle ogólnych zasad jakie obowiązują w kontaktach międzyludzkich. Tzn. traktuj innych jak sam chciałbyś być traktowany. Proszę to rozumieć w najbardziej idealistyczny sposób jak to możliwe. Bo czasami, po stronie klienta, występują ludzie, dla których naturalna jest biznesowa agresja, zawłaszczanie pola działania, podporządkowywanie sobie innych są cechami naturalnymi, wyniesionymi z domu i z dzieciństwa. Więc jeśli jest taka możliwość, do kontaktów z podwykonawcami powinna być delegowana osoba, co do której mamy pewność, że swoim zachowaniem nie będzie generowała niechęci. Bo to jest najskuteczniejsza broń do zabijania entuzjazmu swoich kreatywnych partnerów.

Ile płacić agencji? Dawno temu, gdy przez moment pracowałem w amerykańskim koncernie fmcg w dziale marketingu, mieliśmy następująca zasadę. Zamawiając usługę komunikacyjną bardzo dobrze wiedzieliśmy, jaka jest średnia cena rynkowa za daną pracę. Tworzyliśmy widełki, które były pochodną dodania do tej ceny 15% w górę i odjęcia 15% w dół. Jeśli agencja informowała nas, że chce „X” a kwota ta mieściła się w tych widełkach, bez zbędnej zwłoki zatrudnialiśmy daną firmę. Jeśli honorarium to było wyższe lub niższe od naszych widełek, nie prowadziliśmy dalszego dialogu. Naszym głównym założeniem była okoliczność, aby agencja była zadowolona ze swojego honorarium. Wierzyliśmy, że takie podejście utrzyma ich entuzjazm na odpowiednio wysokim poziomie.

Należy pamiętać, że agencja public relations nie jest firmą sprzątającą. Owszem, mając na względzie dobrą współpracę od czasu do czasu pomoże rozwiązać jakiś problem klienta, który nie ma na to czasu lub nie wie jak daną czynność wykonać. Nie powinno to jednak wchodzić w nałóg. Właśnie takie postępowanie jest jedną z przyczyn frustracji i tworzenia się niechęci.

Rozliczenia finansowe pomiędzy stronami powinno/musi być transparentne dla stron. Czyli gdy zachodzi konieczność zewnętrznego zakupu, klient jest o tym oficjalnie informowany. Ma czas, aby zareagować i powiedzieć tak/nie. Pod koniec m/ca do honorarium doliczane są dodatkowe koszty i całość fakturowana. Należy zaakceptować fakt, że do kwoty kosztów dodatkowych doliczany jest jakiś mały procent, pomiędzy 2/3%, który związany jest z obsługą: księgową, bankową, telefoniczną i ludzką, dotyczącą obsługi danego zakupy.

Gdy zatrudnia się agencję public relations, na myśli powinno się mieć raczej długofalową współpracę. Po prostu, nie opłaca się co roku brać nową. Od nowa ją uczyć, od nowa testować. Lepiej mieć baczenie na starą agencję. Gdy praca i efekty z jakiegoś powodu zwalniają, zawsze jest możliwość, aby poprosić o delegowanie nowego zespołu do obsługi danego zlecenia. W tym przypadku należy pamiętać, aby taki komunikat wystosować maksymalnie wcześnie i dać trochę czasu agencji, aby się przegrupowała. Rzadkością jest, by agencje miały wykwalifikowanych ludzi, którzy nic innego nie robią, a tylko czekają by wejść na zastępstwo. Takie zjawisko w przyrodzie nie występuje.

Warto od czasu do czasu zaprosić przedstawiciela/zespół agencyjny na jakieś swoje święto; opłatek, jajeczko. Warto wysłać kartkę świąteczną. Takie drobnostki są formą okazywania szacunku i doceniania wykonanej pracy. Każdy ambitny człowiek chce, aby inni widzieli efekty jego pracy. Nawet ci, którzy pracują w agencji. Jak generalnie pisałem wcześniej – to nie są neokolonialni niewolnicy, tylko ludzie – owszem, czasami lepiej, czasami gorzej – wykonujący swoją pracę.

Powodzenia w pracy z nową agencją public relations !

Comments

comments

135

Autor - 27.06.2018 Jerzy Ciszewski Zobacz wpisy

Komentarze