Jak napisać informację prasową i zainteresować nią dziennikarza?
Informacja prasowa – na co zwracać uwagę podczas jej przygotowywania? Jak napisać dobrą i interesującą informację prasową? Zdradzimy wam to w tej instrukcji:
KISS – Keep It Short & Simple. Dla dziennikarza liczy się pierwszy akapit. A dokładniej – pierwsze zdanie akapitu, choć tak naprawdę nie ma czasu na więcej niż nagłówek, który powinien jasno określać treść wiadomości przy nie więcej niż dwunastu słowach i w przypadku wyszukiwarki Google – 67 znakach. Zaczynając od mocnego akcentu, zwrócisz na siebie uwagę w kilka sekund, dlatego ważnym jest przedstawienie sedna sprawy.
Koncentruj się na 100 najważniejszych słowach-kluczach. Informacja prasowa jest formalną, oficjalną promocją dotyczącą czegoś nowego, znaczącego dla ciebie i twojej firmy – wykorzystaj więc szansę, by została zauważona przez PRowców i wydawców bez nadużywania niepotrzebnych słów. Nie tylko dobrze napisana, ale także zbliżona do „ready for press” wzbudza zainteresowanie redaktorów i skupia ich uwagę, a w efekcie pozwala na zdobywanie publicity (pozyskanie publikacji w mediach w niekomercyjny sposób). W ten sposób uzyskujemy sytuację win-win-win: czytelnik ma dostęp do najświeższych informacji, wydawcy gromadzą treści, które generują ruch, a firma wzmacnia swój zasięg.
Gdzie jest haczyk? Błędy. Wynikające ze zbyt reklamowego podejścia, niedopasowania, niekompletnej czy też mało interesującej informacji. Komunikaty powinny być spójne i targetowane. Powinny koncentrować się na jednym, ważnym dla odbiorców docelowych temacie – kąt zainteresowania i język czytelników magazynu specjalistycznego będzie różnić się od tych, którzy czytają lokalne gazety. W rzeczywistości, należy napisać kilka wersji informacji prasowej dla danego rodzaju odbiorców, do którego komunikat ma zostać skierowany.
„Tylko jedną na dziesięć informacji dla prasy ostatecznie się publikuje, a odsetek akceptowany przez większą liczbę gazet jest jeszcze mniejszy.
Można wymienić trzy powody braku akceptacji tekstu:
– Informacja prasowa nie zawiera nic nowego lub są to rzeczy mało znaczące, lub tak specjalistyczne, że nikogo poza autorem nie interesują.
– Wiele informacji dla prasy jest źle napisanych, zawierają bowiem nadmiar materiału technicznego i specjalistycznego żargonu i ukrywają swe przesłanie gdzieś w głębi artykułu. To najczęstszy powód odrzucania informacji.
– Wiele informacji jest źle zaadresowanych; wysyła się je na chybił trafił do wszystkich kontaktów na liście mediów” (Bland, Theaker i Wragg 2005: 83-84).
Ponadto, aby uniknąć niepotrzebnego spamu, powstały firmy wspierające działania prowadzone przez agencje PR, redakcje, dziennikarzy, firmy czy instytucje, które na celu mają usprawnienie komunikacji z mediami. Dziennikarz może sam wybrać kryteria, które musi spełnić informacja, redukując otrzymywanie przez niego materiałów niedostosowanych do jego potrzeb. Jednym z takich wirtualnych biur prasowych jest Newslink. Jest to fakt, o którym zawsze należy pamiętać, pisząc informację prasową.
Jak napisać komunikat? Zgodnie z obowiązującą zasadą tzw. odwróconej piramidy, w pierwszym akapicie muszą znaleźć się najbardziej efektywne informacje prasowe, rozpoczynając od najważniejszych, czyli 5W’s and the H (Kto? Co? Kiedy? Gdzie? Dlaczego? Jak?):
- Kto: jaka osoba lub organizacja jest odpowiedzialna za komunikat?
- Co: słowo-klucz komunikatu. Czego będzie dotyczył? Co jest najciekawsze i najważniejsze?
- Gdzie: czy zostanie wykorzystane jakiekolwiek miejsce na wydarzenie?
- Kiedy: jaka jest data wydarzenia? Jak długo potrwa?
- Dlaczego: dlaczego jest to newsem?
- Jak: jak to zaplanowano i przygotowano?
Jako punkt wyjścia, warto odpowiedzieć sobie na te pytania. Kwestią dobrego komunikatu, byłoby późniejsze połączenie ich w krótkie zdania.
Długość informacji prasowej nie powinna przekraczać strony A4 znormalizowanego maszynopisu, zazwyczaj ilość wyrazów wynosi około 400. Tekst najlepiej napisać w trzeciej osobie a także obiektywnie, unikając słów „niepowtarzalny”, „najlepszy”, „idealny”.
Podsumujmy zatem strukturę. Mając wszystkie potrzebne informacje oraz pomysł, jak to przenieść na papier? Zacznij od logo i nazwy firmy oraz od tekstu „Informacja prasowa” (zazwyczaj w lewym górnym rogu pod logo), następnie w prawym górnym rogu umieść datę powstania i wypuszczenia komunikatu.
Kolejnym krokiem jest nagłówek, najlepiej pogrubioną i wyśrodkowaną czcionką. Pod nim powinien znaleźć się pierwszy akapit, czyli najważniejsze informacje. Drugi będący rozwinięciem: wtórne informacje. Cytaty oraz fakty. Dalej – więcej o firmie: kim jesteś? Jakie masz osiągnięcia? Jaka jest twoja misja? Koniec komunikatu pozostawiamy danym kontaktowym, czyli stopce informacji prasowej. Taki układ to połowa sukcesu do dobrze stworzonego komunikatu.
Jaki sposób jest najlepszy na wysłanie informacji prasowej? Ogólnie – e-mail. Dobrze jest wpisać w jego tytuł nasz nagłówek, aby zwrócić uwagę dziennikarza. Każdy komunikat powinien również zostać wklejony do wiadomości e-maila, nie wysłany w samym załączniku, z uwagi na fakt, iż wiele organizacji prasowych i medialnych ma ich automatyczne blokowanie. Ponadto, warto unikać logo w formacie .jpg.
Wydanie exclusive. Może pełnić ważną rolę w świecie medialnym. Jednak przed wydaniem exclusive, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
- Czy mój news jest wystarczająco ważny i atrakcyjny?
- Kto powinien go otrzymać? Zakładając, że twój news jest wyśmienity, musisz zdecydować, które media – lub konkretny dziennikarz – mają go od ciebie uzyskać. Jednak zanim postanowisz wybrać największe media, zastanów się nad docelowymi odbiorcami, którzy są twoimi czytelnikami.
- Negocjowanie wyłączności: po pierwsze, zasada off the record. Musisz mieć pewność, że reporter zgodzi się na wyłączność, dopiero wtedy możesz poinformować go o tym, czego informacja dotyczy. Bądź przy tym jak najbardziej konkretny.
- Zadbaj o resztę mediów: nie ograniczaj ich. Jeśli twój news jest wystarczająco duży, zaoferuj im kilka szczegółów nie naruszając przy tym swojego wydania exclusive per se. Na pewno pozwoli uniknąć stworzenia wrogów, jak i również podtrzyma relacje.
Pamiętaj jednak, że wydanie informacji prasowej w formie exclusive nie zawsze oznacza, iż otrzymasz dzięki temu większy zasięg.
Słów kilka o załącznikach
Do każdej informacji powinniśmy dołączyć dedykowaną grafikę lub zdjęcie. Dobrze, aby jej rozmiar był dostosowany do portalu, do którego wysyłamy informację. Pamiętaj, żeby skompresować pliki przed wysyłką, im mniej będą zajmować miejsca na dysku, tym lepiej – oszczędzisz redaktorowi czas potrzebny na wykonanie tej czynności.
Comments
Loading ...