O czasie w pracy PRowca
„Trwałość pamięci” Salvadora Dalego to jeden z jego najbardziej rozpoznawalnych obrazów. Rozpływające się zegary, swobodnie wiszące na gałęzi czy spokojnie spoczywające na stole wyrażają alegoryczną nietrwałość czasu, którego odbiór dla każdego jest odmienny. PR-owiec nierzadko czuje, że pędzące terminy i dokładnie zapisane kartki notatnika z zadaniami tworzą kontinuum komunikacyjne, które nie może zostać przerwane. A może zacząć rozgrywać karty nieco inaczej?
Wiele wskazuje na to, że w XXI wieku czas stał się najcenniejszym zasobem. Nietrwały i wciąż ograniczany wyznacza specjalistom ds. komunikacji sztywne ramy funkcjonowania. Nie może być inaczej! O jego doniosłej roli wie każdy początkujący PR-owiec, który wysłał informację prasową do mediów w piątek o godz.17:00. Mizerne efekty tej operacji z pewnością dręczyły go przez kolejny tydzień. Tymczasem podstawą rozgrywek z czasem jest jego umiejętne modelowanie, poprzez planowanie działań w porozumieniu z nim, a nie wbrew niemu. Mówimy „na wszystko przyjdzie czas”, a jednak bardzo często zdajemy się ignorować sygnały, mówiące o tym, że moment na wdrożenie działań komunikacyjnych jeszcze nie nadszedł lub minął.
Twoje rozdanie
Od najprostszych działań takich jak: wysyłka komunikatu prasowego, przez telefoniczny follow-up, na przygotowanie eventu kończąc PR-owiec zawsze musi zmieścić się w pewnych ramach czasowych. W zależności od branży, w której działa musi brać pod uwagę stale zmieniające się warunki funkcjonowania mediów. One jak nikt inny w tej grze, uzależnione są od czasu. Wczorajszy news trąci myszką, wypowiedź przedstawiciela firmy sprzed tygodnia już nic nowego wniesie, a raport podsumowujący zeszły kwartał możemy schować do archiwum. Czy to jednak oznacza, że raz przyjęty harmonogram działań komunikacyjnych powinien bezwzględnie zostać wdrożony? Z całą pewnością nie. Obserwacja otoczenia medialnego dostarczy nam najbardziej rzetelnych informacji na temat tego czy występują sprzyjające warunki do rozpoczęcia dialogu. Dziennikarze zajęci kryzysem w największej spółce Skarbu Państwa, raczej nie będą zainteresowani świetnymi wynikami firmy konkurencyjnej. Do sportowych portali skupionych na najważniejszych rozgrywkach piłki nożnej trudno będzie przebić się z informacją o niedawno zakończonym turnieju badmintona. Przykłady można mnożyć, lecz wnioski pozostają niezmienne: jeśli możesz poczekać aż medialna burza minie, zrób to.
Daj sobie pomóc
Galopujący czas, przepływający nam pomiędzy palcami na długich spotkaniach i naradach nie sprzyjają jego efektywnemu wykorzystaniu. By nie stać się jego zakładnikiem możemy sięgnąć po nowoczesne technologie. Platforma Brand24 wesprze nas w monitorowaniu Internetu, biuro prasowe Pressium pozwoli na wysyłkę informacji o danym czasie, a NapoleonCat umożliwi zarządzanie treścią w wielu kanałach social media. Kolejnym zagadnieniem jest również umiejętne delegowanie zadań. Oczywiście nie każdy z nas dysponuje rozbudowanym zespołem współpracowników oraz stażystów, gotowych zawsze nam pomóc, gdy czas nagli. Wielu PR-owców to soliści, a w zasadzie dyrygent, orkiestra i krytyk muzyczny w jednym. Nie ulegajmy jednak pokusie, by wszystko robić sami. Priorytety zawsze dobrze ustalać z tygodniowym wyprzedzeniem, a codziennie przygotowywana lista zadań pozwoli na odzyskanie kontroli na działaniami. Nie dajmy się ponieść emocjom, każde nowe, nieprzewidziane zadanie oceńmy pod kątem jego relewantności. Z moich doświadczeń wynika, że przynajmniej w połowie przypadków obśmiewane przez Internet „ASAPY” mogą poczekać do jutra.
Zawsze na czas
Zarządzanie komunikacją to nieustanne balansowanie na granicy czasu. Wybranie dogodnego momentu na organizację konferencji prasowej czy wysyłkę komunikatu może nastręczać trudności. Im jednak dłużej funkcjonujemy w rzeczywistości medialnej tym łatwiej wyczuć, bazując na doświadczeniu, ale też intuicji, kiedy dostarczymy informację „na czas”. Jeśli nie wiemy, warto zapytać. Zatelefonowanie do wybranych, zaprzyjaźnionych dziennikarzy z branży zajmie zaledwie kilka minut, a możemy w ten sposób uzyskać cenne informacje na temat zbliżających się eventów konkurencji czy planowanych wyjazdów. Nie działajmy po omacku, starajmy się usunąć z obrazu rzeczywistości jak najwięcej ślepych punktów. Dobrze zaplanowana komunikacja to nie wielostronicowa strategia przygotowana z półrocznym wyprzedzeniem, ale taka, która odpowie na potrzeby dziennikarzy oraz ich czytelników tu i teraz.
Autorka: Katarzyna Szydłowska-Biskup – Brand manager w Gamma PR, absolwentka Dziennikarstwa i Komunikacji Społecznej Uniwersytetu Wrocławskiego
Comments
Loading ...