Czy warto zaangażować dział komunikacji wewnętrznej w budowę nowej przestrzeni biurowej?

Działy komunikacji wewnętrznej i HR odgrywają niewątpliwie istotną rolę w każdej organizacji, ponieważ ludzie są kluczowym czynnikiem sukcesu rynkowego. Mają one wpływ na wiele obszarów działalności firmy, począwszy od planowania strategicznego po kreowanie jej wizerunku. Warto tu także zauważyć, że zarówno aktualnie zatrudniona osoba, jak i kandydat do pracy są „wewnętrznymi klientami” specjalistów z tych działów, którzy w związku z tym odpowiadają za zapewnienie odpowiednich warunków pracy. Z tego względu pytanie postawione w tytule powinno raczej brzmieć: „Jak działy HR lub komunikacji wewnętrznej mogłyby wspierać budowę nowej przestrzeni biurowej?”

Ale PR/HR zajmuje się ludźmi, a nie biurem! Czy aby tylko?

Biorąc pod uwagę aktualną sytuację na rynku pracy, który jest rynkiem pracownika, a także wpływ biura na kształtowanie kultury korporacyjnej, zadowolenie pracowników czy działania retencyjne, zaangażowanie i wiedza działu PR/HR w planowaniu przestrzeni biurowej nabierają nowego znaczenia. W tym miejscu warto sobie uświadomić, że miejsce pracy i biuro to nie tylko pomieszczenia i meble czy sprzęt. We współczesnej praktyce i realiach rynku wskazane jest podejście holistyczne do projektowania przestrzeni biurowej, z uwzględnieniem zbioru powiązanych ze sobą uwarunkowań architektonicznych i funkcjonalnych, obowiązujących procedur i zwyczajów, stwarzanych możliwości, doznań, wrażeń czy sygnałów i komunikatów wysyłanych do otoczenia. Tak rozumiane środowisko pracy uzasadnia zaangażowanie w jego kształtowanie specjalistów HR i PR, bowiem pozwala dostrzec jego znaczenie dla pracowników, gości, klientów, a tym samym dla wewnętrznego i zewnętrznego wizerunku firmy.

Pojęcie klucz – komunikacja

Analizując mechanizmy codziennego funkcjonowania w przestrzeni biurowej, możemy dojść do wniosku, że w zasadzie wszystkie procesy w niej realizowane oparte są na komunikacji. Komunikacja jest kluczowym elementem we wszelkich analizach związanych z workplace strategy. Projekt architektoniczny, wyposażenie czy wystrój wnętrza to istotne czynniki, ale są raczej pochodnymi celów komunikacyjnych. Efektywna i szeroko rozumiana komunikacja leży u podstaw projektowania przestrzeni biurowej. Z tego względu tak ważną rolę odgrywają działy związane z komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną, czyli HR, komunikacji wewnętrznej i public relations, w projektowaniu zmiany, a następnie zarządzania procesem zmiany.

Warto w tym miejscu zauważyć, że w wielu firmach i instytucjach, które zatrudniają niewielu pracowników lub nie potrzebują rozbudowanego działu public relations, zadania związane z komunikacją wewnętrzną realizują specjaliści HR. To oni najlepiej znają problemy personelu i komunikacji pomiędzy pracownikami a komórkami wewnętrznymi. Dysponują też narzędziami do obserwacji i analizy procesów komunikacji, przepływu informacji i stanu relacji wewnętrznych. Dzięki temu rozumieją uwarunkowania i potrzeby w kontekście aktualnego środowiska i organizacji pracy oraz wyposażenia i funkcjonowania biura. Pytanie o włączanie działu HR w proces budowania nowej przestrzeni biurowej jest raczej pytaniem retorycznym, ponieważ proces inicjowania zmiany i zarządzania nią byłby wręcz niemożliwy bez jego wsparcia. Próby reorganizacji miejsca pracy bez współpracy z działem HR, czy komunikacji są najczęściej skazane na niepowodzenie.

Co robić?

Jak w praktyce zaangażować specjalistów PR lub HR w planowanie i wprowadzanie nowych rozwiązań w zakresie workplace strategy? Jedną z najważniejszych rzeczy, która może zadecydować o sukcesie lub porażce, jest rozpoczęcie w odpowiednim momencie dyskusji o projekcie zmian w gronie całego personelu. To niezwykle ważne, ponieważ jeśli pracownicy uznają go za swój, mamy szansę na pozytywny efekt. Jeśli zostanie uznany za narzucony z zewnątrz, natrafimy na mniejszy lub większy opór, a czasem wręcz blokadę pomysłu. Z tego względu do zadań i wyzwań działu HR należą: zaangażowanie możliwie najszerszego grona pracowników w aktywne działania związane z identyfikowaniem zalet i wad aktualnych rozwiązań w miejscu pracy, znalezienie sprzymierzeńców i ambasadorów zmiany, osób cieszących się autorytetem, które swoim entuzjazmem dla wspólnego poszukiwania nowych koncepcji „zarażą” innych, oraz stały, dwukierunkowy przepływ informacji w ciekawej i angażującej personel formie.

Równie istotną rolę odgrywa dział HR i komunikacji wewnętrznej podczas audytu, którego celem jest znalezienie odpowiedzi na podstawowe pytania dotyczące aktualnego stanu organizacji oraz precyzyjne określenie powodów zmiany. Co dzięki niej chcemy osiągnąć? Jakie problemy chcemy rozwiązać i jakie możliwości chcemy stworzyć? Czy planowana zmiana pozwoli nam usprawnić funkcjonowanie w firmie, czy też jedynie ulegamy modzie? Nasi pracownicy pomogą nam odpowiedzieć na te pytania i postawić diagnozę. Na tym etapie niezbędna będzie współpraca z zewnętrznymi specjalistami w zakresie workplacestrategyi zarządzania zmianą, ale bez zaangażowania działów wewnętrznych, zewnętrzni eksperci będą mieli utrudnione zadanie.

Wojciech Krupa, Partner Zarządzający SMART M²

Comments

comments