5 warunków dobrej komunikacji wewnętrznej

Redakcja PR - 23.10.2018
263

Ponadczasowe zasady [artykuł ekspercki]

Branża PR trafnie analizuje trendy oraz wyznacza nowe standardy – i świetnie, bo tego wymaga od nas współczesny dynamiczny świat. Warto jednak równocześnie wracać do korzeni, czyli ponadczasowych zasad komunikacji. Jeśli o nie zadbamy, każdy pomysł, który zakiełkuje nam w głowie, zaowocuje spodziewanym efektem.

Wyceluj

… zostaje nam pół pustej strony w gazetce, trzeba by tu coś wcisnąć…

Zanim odpalimy jakiekolwiek działania komunikacyjne, odpowiedzmy sobie na pytanie: co chcemy przekazać i w jakim celu? Wydaje się oczywiste? Jednak zbyt często w codziennym pędzie tak bardzo koncentrujemy się na „kiedy?”, „do kogo?” czy „jak?”, a pytanie „po co?” umyka nam gdzieś po drodze. A przecież to od niego zależy cała reszta! Popatrzmy na prosty przekaz, np. o oszczędzaniu wody w firmie. Komunikat będzie miał całkiem inny kształt w zależności od tego, czy chcemy jedynie poinformować pracowników o tym przedsięwzięciu, zachęcić ich do zaangażowania czy… sprostować plotki, że nasza firma jest rekinem biznesu i nie przejmuje się ekologią.

Personalizuj

… wszystko super, ale co to właściwie oznacza dla mnie…?

Wielkie firmy często dokonują wielkich rzeczy. Zmieniają świat (lub chociaż strategię obsługi klientów), osiągają zyski czy wdrażają nowe produkty. I oczywiście chętnie informują o tym swoich pracowników. A na koniec i tak okazuje się, że najchętniej odwiedzana strona w intranecie to aktualne menu firmowego bistro. Jeśli chcemy to zmienić, musimy zadbać, by nawet w informacjach dotyczących spraw ogólnofirmowych uwzględnić perspektywę pracowników. Pokażmy, w jaki sposób to, o czym piszemy, wpłynie na ich zawodową codzienność. I to możliwie konkretnie – oprócz przekazu „umocnimy naszą pozycję na rynku” dodajmy „… i dzięki temu zwiększymy średnią roczną premię o 15%”.

Humanizuj

… no a Iza z działu obok mu wtedy powiedziała…

Wszyscy kochamy opowieści o współpracownikach. A skoro rzeczy w firmie zazwyczaj nie dzieją się same, tylko za każdą z nich stoi pomysłodawca i/lub wykonawca – pokażmy tych ludzi w naszej komunikacji! Tak modny ostatnio storytelling to nic innego, jak zaspokojenie naszej naturalnej ciekawości dotyczącej poczynań innych osób. Nawet najnudniejszy komunikat o wdrożeniu nowych zasad BHP stanie się fascynująca historią, gdy głównym bohaterem zostanie twórca procedury – wystarczy, że z wypiekami na twarzy opowie, jak pracował nad tym materiałem, jakie trudności udało mu się pokonać i co go napędzało do działania.

Zaskocz

… kogo najbardziej podziwiasz i dlaczego właśnie prezesa…

Storytelling to tylko jeden z przykładów, jak uatrakcyjnić przekaz. Sonda wśród pracowników, fakty i mity na dany temat, polemika „za i przeciw” – sprawdzą się zarówno w firmowej gazecie, materiale video, jak również podczas spotkania pracowników z zarządem. Pewna firma z branży finansowej, organizująca co roku wewnętrzne konferencje, postanowiła kiedyś zrezygnować z klasycznej agendy pt. długa lista prelegentów ze slajdami w tle. W zamian prezes ze swoim zespołem odegrali na scenie „dzień z życia zarządu”, podzielony na mniejsze scenki w biurowej scenografii. W dynamicznej, humorystycznej formie udało się przemycić mnóstwo ważnych informacji, całość trwała jedynie 1,5 h, a zebrani na widowni pracownicy ani przez chwilę się nie nudzili.

Opakuj

… stanowiska pisz małą literą, chyba że chodzi o moje stanowisko…

Wydaje się oczywiste, że każdą informację przygotowujemy po to, by pracownicy się z nią zapoznali. Ale czy na pewno o to chodzi? Komunikat powinien być nie tylko przeczytany, obejrzany czy wysłuchany, ale też właściwie zrozumiany (czyli powinno być jasne, co autor miał na myśli). Zadbajmy więc o krótką, a przede wszystkim poprawną formę przekazu. Niestety, gdy w tekście są błędy, to odbiorca może zwątpić nie tylko w językowe, ale też w merytoryczne kompetencje autora. Język informacji jest jak opakowanie tego, co chcemy przekazać, a nikt nie lubi dostawać prezentów zawiniętych w poplamiony papier. Nawet gdy się bardzo spieszymy, pamiętamy więc o ortografii, interpunkcji, wszystkich kropkach i ogonkach. Bo „zadanie” to coś innego niż „żądanie”, a „spotkania w sadzie” lepiej nie pomylić ze „spotkaniem w sądzie”.

Firma firmie nierówna, a zawodowa rzeczywistość specjalistów od komunikacji wewnętrznej to czasem tablica ogłoszeń na fabrycznej hali, a innym razem – wirtualna rzeczywistość w biurze informatycznego start-up’a. Na szczęście, w przeciwieństwie do różnych nowinek (atrakcyjnych często tylko przez chwilę), powyższe zasady sprawdzą się zawsze i wszędzie.

Autor: Agnieszka Drogosz, starszy specjalista ds. custom publishing w Komunikacji Plus. Jej specjalizacją jest komunikacja wewnętrzna. Prowadzi projekty m.in. dla firm z branży budowlanej, e-commerce i outsourcingu oraz wspiera w zakresie copywritingu inne inicjatywy PR. Wcześniej pracowała w sektorze finansowym, gdzie zajmowała się projektami komunikacyjnymi na styku PR-u i HR-u. Absolwentka dziennikarstwa i filologii polskiej.

Comments

comments

263
Komentarze
Sonda

Czy sztuczna inteligencja może zastąpić pracę PR-owca??

Loading ... Loading ...