Jesteś zakopany po uszy w rzeczach do zrobienia? I pomimo, że zdajesz sobie sprawę z faktu, że twoja lista „To­ Do” jest o wiele za długa, nie możesz się zebrać do pracy. Masz TYLE do zrobienia, ale jesteś sparaliżowany.

Każdy z nas kiedyś tego doświadczył; wiemy, że dokończenie wszystkich zadań – dużych i małych projektów – jest wyzwaniem. Nawet jeśli twoją pierwszą reakcją byłoby zwrócić się w kierunku wygodnej kanapy i się przespać, dobrze wiesz, że nie jest to skuteczna metoda aby pokonać górę pracy.

Zamiast tego weź głęboki oddech, wypij parę kubków gorącej, mocnej kawy, i zabieraj się do pracy!

My podpowiadamy jak przebrnąć przez tę przerażającą listę „rzeczy do zrobienia”.

1. Kiedy czujesz strach przed wielkim projektem

To wielkie zadanie, które było zaplanowane tygodnie  albo i miesiąc temu­. Każdego dnia masz jak najlepsze intencje, aby w końcu się tym zająć, ale, raz za razem, zostawiasz to na później.

Mówisz sobie, że dzieje się tak tylko dlatego, bo masz ważniejsze sprawy na głowie (hej, przecież ty tylko masz swoje priorytety!). Nikogo nie oszukujesz­, zbywasz ten projekt dzień po dniu tylko dlatego, że zdaję się on zbyt przytłaczający, a ty nie wiesz nawet gdzie zacząć. A teraz deadline szybko nadciąga.

Tak, te wielkie zadania są wystarczające, aby napędzić mnóstwo stresu i paniki­ – to nie znaczy, że są niemożliwe do zrealizowania. Zamiast tego, kiedy olbrzymi projekt jest głównym powodem twoich zmartwień, najlepszym sposobem jest go realizować według strategii.

To znaczy, że musisz podzielić go na parę mniejszych, łatwiejszych do zrobienia zadań, zamiast pisać “dokończ wielgaśny projekt” na twojej checkliście. Używając tej metody, będziesz w stanie zidentyfikować łatwiejsze do wykonania czynności, co da ci łatwy do zrozumienia plan akcji.

Dodatkowo, te mniejsze zadania dadzą ci szansę aby świętować małe osiągnięcia i sukcesy. Według badań Progress Principle, małe kroki naprzód są przy większym projekcie wystarczające do poprawy nastroju  i produktywności!

2. Kiedy jesteś przytłoczony liczbą niedokończonych spraw

Czasami to nie jeden większy projekt sprawia, że jesteś zestresowany i przeciążony – może to być górka małych, niedokończonych zadań, która tylko się powiększa. Mejle, na które trzeba odpowiedzieć, telefony, które trzeba wykonać, sprawy, które trzeba przyspieszyć – ­ z każdą skreśloną rzeczą pojawia się dziesięć nowych.

Ta niekończąca się lista małych zadań mogłaby załamać każdego. Może to różni się drastycznie od jednego wielkiego projektu, ale wciąż prezentuje ten sam problem: jak masz wiedzieć gdzie zacząć? Kiedy wszystkie te sprawy wymagają twojej natychmiastowej uwagi, gdzie powinieneś ją najpierw zwrócić ?

Kiedy twój dzień jest wypełniony po brzegi małym sprawami, czas podążyć za radą Nike i “just do it”. Wybierz jedno zadanie, dokończ je, i skreśli je z listy, a potem zabierz się za następne.

Pozytywnym aspektem małych zadań jest to, że nie zajmują za dużo czasu, więc można przez nie przejść w miarę szybko. Na dodatek, dzięki zjawisku zwanemu Efektem Zeigarnika, jak tylko weźmiesz się do pracy, poczujesz inspirację, aby przeć do przodu i skończyć wszystko.

Strategia i szczegółowe plany zwykle są bardzo pomocne, czasem jest najlepiej po prostu zacisnąć zęby i zrobić tyle ile się da – szczególnie, jeśli wszystkie zadania muszą być zrobione jak najszybciej.

3. Kiedy masz do czynienia z mieszanką obu

Powiedzmy, że twoja lista składa się z obu z tych rzeczy. I co teraz? Czy powinieneś spróbować zająć się tym wielkim projektem najpierw, zanim zajmiesz się tymi mniejszymi? A może lepiej byłoby najpierw mieć z głowy te mniejsze, a potem skoncentrować się nad większymi? Która metoda jest najlepsza?

Kiedy znajdziesz się w takiej sytuacji, będziesz musiał polegać na staromodnym pojęciu priorytetyzacji. To proste: najpierw zajmij się tym, co musi być zrobione jako pierwsze.

Zacznij od zarysowania mniejszych etapów tego większego projektu, dzięki czemu będziesz wiedzieć, jakie mniejsze zajęcia musisz wykonać najpierw i do kiedy je oddać. Gdy to zrobisz, weź zakreślacz i podkreśl te rzeczy ze swojej listy. Na przykład, może musisz najpierw napisać parę maili, a dopiero później zrobić pierwszy krok dla większego projektu.

Ten koncept może się wydawać boleśnie prosty, ale sam proces podkreślania tego, od czego musisz zacząć, sprawi, że będzie ci o wiele łatwiej zobaczyć, czemu poświęcić najwięcej uwagi i czasu, zamiast krążyć pomiędzy wieloma różnymi zadaniami.

Każdy z nas przeżył momenty totalnej paniki, kiedy czuł, że ma za dużo na głowie. Na szczęście jest parę strategii i tricków, których można użyć, aby wziąć się w garść i zrobić wyraźny postęp.

Artykuł pochodzi ze strony theMuse.com, https://www.themuse.com/advice/3-realistic-strategies-you-should-turn-to-when-theres-way-too-much-on-your-plate 

Autor: Kat Boogaard, blogerka i specjalistka ds. marketingu.